Eine neue Fundraiserin tritt ihre Stelle an. Übergeben wird ihr eine Excel-Liste mit 200 Stiftungen, einige davon markiert, ohne Erklärung. Zur selben Zeit liegt bei einer Förderstiftung ein Gesuch auf dem Tisch. Die Organisation war vor drei Jahren schon einmal da, aber niemand weiss mehr, was damals besprochen wurde.
Beide Situationen haben dieselbe Ursache: Das Wissen über eine Beziehung hing an einer Person, nicht an der Organisation. Ein CRM für Nonprofits ändert das nicht von allein. Es hilft aber, wenn das Team es nach einfachen Regeln nutzt. Um diese Regeln geht es hier, für Fundraising wie für Förderstiftungen.
Was ins CRM gehört und was nicht
Ein gutes Kontakt-CRM ist kein Adressbuch. Es hält fest, wie eine Beziehung steht und was als Nächstes passiert. Pro Organisation genügen meist fünf Dinge:
- Ansprechperson und Rolle: Wer entscheidet, wer bereitet vor, wer ist die erste Anlaufstelle?
- Verlauf: Gespräche, Gesuche, Zusagen, Absagen, mit Datum und einem Satz zum Inhalt.
- Einschätzung: Wie gut passen wir zusammen? Eine einfache Skala reicht, zum Beispiel hoch, mittel, tief.
- Gründe: Warum kam eine Absage, warum eine Zusage? Diese Information ist für das nächste Mal am wertvollsten.
- Nächster Schritt: Was steht an, bis wann, und wer kümmert sich?
Weglassen sollten Sie alles, was Sie für die Beziehung nicht brauchen: private Details, Mutmassungen über Personen, vertrauliche Inhalte aus Gesprächen. Halten Sie sich beim Erfassen von Personendaten an das Schweizer Datenschutzgesetz. Eine gute Faustregel: Schreiben Sie nur, was Sie der betroffenen Person auch zeigen könnten.
Perspektive Fundraising: vom ersten Treffer zum Folgegesuch
Im Fundraising durchläuft jede Stiftungsbeziehung ähnliche Phasen. Es hilft, diese Phasen im Kopf zu haben und den Stand jeweils als Notiz oder Eintrag festzuhalten:
- Recherche: Die Stiftung passt auf dem Papier. Notieren Sie, warum.
- Erstkontakt: Anruf oder Mail vor dem Gesuch. Notieren Sie, was Sie erfahren haben, etwa Fristen, Schwerpunkte oder Budgetrahmen.
- Gesuch eingereicht: Datum, Betrag, Projekt.
- Entscheid: Zusage oder Absage, mit Begründung, soweit bekannt.
- Dank und Bericht: Wann ist der Bericht fällig, wer schreibt ihn?
- Folgegesuch: Ab wann ist ein neues Gesuch möglich?
Zwei Gewohnheiten machen den grössten Unterschied. Erstens: Absagegründe immer festhalten, auch wenn sie nur zwischen den Zeilen stehen. Zweitens: Fristen und Sperrfristen sofort eintragen. Dann wissen auch Kolleginnen nach Jahren, wann sich eine erneute Anfrage lohnt.
Perspektive Förderstiftung: Scouting und Begleitung
Förderstiftungen brauchen das CRM aus der anderen Richtung. Sie suchen nicht Geld, sondern passende Organisationen und Projekte. Und sie begleiten geförderte Organisationen oft über Jahre.
- Scouting-Kandidaten: Organisationen, die Ihnen aufgefallen sind, mit einem Satz, warum sie zum Förderzweck passen könnten.
- Gesprächsnotizen: Was haben Sie bei Besuchen, Anlässen oder Telefonaten erfahren? Wer war dabei?
- Förderhistorie: Welche Projekte haben Sie unterstützt, mit welchem Betrag, in welchem Jahr?
- Berichte und Wirkung: Welche Berichte sind eingegangen, und was haben sie gezeigt?
- Einschätzung im Team: Wie sieht der Stiftungsrat eine Organisation? Halten Sie das fest, damit Entscheide nachvollziehbar bleiben.
So entsteht ein Bild, das über einzelne Gesuche hinausgeht. Das ist die Grundlage für Partnerschaften statt Einzelgeschäfte.
Priorisieren: nicht alle Beziehungen sind gleich
Wer jede Stiftung oder jede Organisation gleich intensiv pflegen will, pflegt am Ende keine richtig. Teilen Sie Ihre Beziehungen deshalb in drei Gruppen ein:
- A: Wenige, für Sie zentrale Beziehungen. Hier lohnt sich regelmässiger, persönlicher Kontakt, auch ohne konkretes Gesuch.
- B: Beziehungen mit Potenzial. Sie bleiben im Blick und werden zu passenden Anlässen kontaktiert.
- C: Lose Kontakte. Hier genügt es, das Wesentliche festzuhalten.
Die Einteilung ist nicht in Stein gemeisselt. Prüfen Sie sie einmal im Jahr, zum Beispiel bei der Jahresplanung.
Beziehungspflege nach dem Entscheid
Viele Beziehungen enden nach der Zusage, dabei beginnt dort die eigentliche Pflege. Im Fundraising heisst das: zeitnah danken, Berichte pünktlich und konkret liefern, zu Anlässen einladen und zwischendurch von Fortschritten erzählen. Wer so arbeitet, schreibt das nächste Gesuch nicht an Unbekannte.
Für Förderstiftungen gilt das umgekehrt. Eine kurze Begründung bei einer Absage hilft Organisationen, ihre nächsten Gesuche besser zu platzieren. Und ein Gespräch nach dem Bericht zeigt oft mehr als der Bericht selbst. Halten Sie in beiden Fällen fest, was vereinbart wurde und was daraus folgt.
Routinen, die tragen
Ein CRM ist nur so gut wie seine Pflege. Drei einfache Routinen genügen:
- Zwei Minuten nach jedem Kontakt: Direkt nach dem Gespräch oder der Mail einen Eintrag machen. Ein Satz reicht. Wer bis Freitag wartet, hat die Hälfte vergessen.
- Ein Wochenblick: Einmal pro Woche die wichtigsten Beziehungen durchgehen. Was steht an, was ist liegen geblieben?
- Teamregeln: Legen Sie fest, wer welche Beziehungen pflegt und wie Sie Einträge schreiben, zum Beispiel immer mit Anlass und Ergebnis im ersten Satz.
Die Teamregeln sind der wichtigste Punkt. Ohne sie führt jede Person ihr eigenes System, und das CRM wird zur nächsten Excel-Liste.
Wer mag, schaut einmal im Jahr auf zwei, drei einfache Kennzahlen: Wie hoch ist die Zusagequote? Wie lange dauert es vom Gesuch bis zum Entscheid? Welche Beziehungen sind gewachsen, welche eingeschlafen? Ein gepflegtes CRM liefert diese Antworten fast nebenbei.
Die ersten 30 Tage
Der häufigste Fehler: Man will zuerst alle Altbestände übertragen und gibt nach zwei Wochen auf. Ein Startplan in vier Schritten funktioniert besser:
- Woche 1, Regeln festlegen: Klären Sie im Team, wer welche Beziehungen pflegt und wie Einträge geschrieben werden. Eine halbe Stunde reicht.
- Woche 2, A-Beziehungen erfassen: Tragen Sie nur die wichtigsten Beziehungen ein, mit Ansprechperson, letztem Kontakt und nächstem Schritt.
- Woche 3 und 4, Routinen einüben: Nach jedem Kontakt ein Eintrag, einmal pro Woche der Blick auf die wichtigsten Beziehungen.
- Danach: Ältere Informationen nur nachtragen, wenn Sie sie brauchen, zum Beispiel vor einem Folgegesuch oder einem Besuch.
Nach einem Monat hat das Team eine gemeinsame Arbeitsweise, und das CRM zeigt bereits Nutzen. Dass für den Anfang auch eine gepflegte Tabelle reichen kann, betont Fundraising-Expertin Carola Büchel im Interview zum Kontaktmanagement. Wie Spheriq das Thema angeht, lesen Sie in Das Gedächtnis für Fundraising und Scouting.
So geht’s in Spheriq
In Spheriq ist das Kontaktmanagement direkt mit den Profilen der Organisationen verbunden. Sie tippen keine Stammdaten ab, sondern ergänzen nur Ihr eigenes Wissen. Private Einträge wie Notizen, Kontakte, Absagen und Einschätzungen sieht nur Ihre Organisation. Öffentliche Förderungen sind für beide Seiten sichtbar, wenn dies aktiv ausgewählt wird.
- Ab Starter: Förder-Einträge mit Status (offen, angenommen, abgelehnt) und Anhängen, Kontaktpersonen, Notizen und eine eigene Einschätzung mit den Fit- und Hope-Sternen. In Ihren Listen zeigt die Spalte «Kontaktpunkte» den Stand auf einen Blick.
- Ab Pro: Reminder erinnern Sie oder Ihr Team per E-Mail an fällige Schritte. Intelligente Listen zeigen Ihre Kontakte und Organisationen auf einen Blick.
Alle Funktionen im Überblick finden Sie auf der Seite zum Spheriq-CRM für Nonprofits. Wie der Einstieg gelingt, zeigt der Artikel im Help Center.
Checkliste zum Mitnehmen
- Pro Organisation: Ansprechperson, Verlauf, Einschätzung, Gründe, nächster Schritt
- Beziehungen in A, B und C einteilen und die A-Beziehungen aktiv pflegen
- Absage- und Zusagegründe immer festhalten
- Fristen und Sperrfristen sofort notieren
- Nach jeder Zusage Dank und Bericht planen
- Nach jedem Kontakt zwei Minuten für einen Eintrag
- Einmal pro Woche die wichtigsten Beziehungen durchgehen
- Im Team Zuständigkeiten und Schreibweise festlegen
- In den ersten 30 Tagen: Regeln, A-Beziehungen, Routinen. Altbestände nur nach Bedarf
- Nur erfassen, was Sie der betroffenen Person auch zeigen könnten
