Ein Gesuch ist erstellt, die Unterlagen sind hochgeladen und eigentlich könnte es abgeschickt werden. Doch sind wirklich alle wichtigen Informationen vorhanden? Stimmen alle Angaben überein? Und ist das Vorhaben auch für Aussenstehende auf den ersten Blick nachvollziehbar? Mit «Gesuch prüfen» übernimmt Spheriq AI einen letzten Check vor der Einreichung.
Beim Ausfüllen eines Gesuchs steckt man tief im eigenen Projekt. Ziele, Aktivitäten, Zeitplan und Budget sind längst bekannt. Genau deshalb fallen Lücken oder Widersprüche nicht immer sofort auf. Nicht selten sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Und was für das eigene Team selbstverständlich ist, ist für die angeschriebene Förderorganisation noch lange nicht eindeutig.
Gerade bei Dossiers, an denen über längere Zeit gearbeitet wird, schleichen sich Inkonsistenzen ein: Vielleicht wird die Zielgruppe an einer Stelle anders beschrieben als im Projektdossier. Der Zeitplan passt nicht mehr ganz zu den geplanten Aktivitäten. Oder das Budget ist vorhanden, aber aus den Angaben wird nicht ausreichend klar, wie die Mittel mit der geplanten Umsetzung zusammenhängen.
Der Prompt-Launcher «Gesuch prüfen» hilft, solche Punkte rechtzeitig zu erkennen, bevor das Gesuch eingereicht wird.
Der letzte Check vor der Einreichung
Ein gutes Gesuch muss ein Vorhaben so beschreiben, dass es auch ohne internes Vorwissen auf den ersten Blick verständlich ist. Wer handelt? Welcher Bedarf besteht? Was soll erreicht werden? Wie wird vorgegangen? Welche Ressourcen werden benötigt und wie soll daraus Wirkung entstehen?
Dabei geht es nicht nur darum, dass alle Formularfelder ausgefüllt wurden. Ein Gesuch kann formal vollständig sein und trotzdem zentrale Fragen offenlassen. Entscheidend ist, ob die verschiedenen Angaben zusammen ein schlüssiges Bild ergeben.
«Gesuch prüfen» betrachtet das Vorhaben deshalb aus Sicht der Projektlogik und konzentriert sich auf drei Dimensionen: Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität.
Was Spheriq AI tut
Der Prompt wird direkt beim ausgefüllten Gesuch über den Prompt-Launcher rechts im Fenster gestartet.
Spheriq AI prüft die vorhandenen Angaben und Unterlagen und gibt eine kompakte Einschätzung dazu, wie reif das Gesuch ist. Parat fürs Einreichen? Oder zurück in eine letzte Überarbeitung?
Dabei werden drei Fragen getrennt betrachtet:
- Vollständigkeit: Sind die zentralen Informationen vorhanden und ausreichend verständlich?
- Konsistenz: Stimmen die zentralen Angaben miteinander überein, beispielsweise bei Zielgruppen, Wirkungsgebiet, Zielen, Vorgehen, Zeitplan und Budget?
- Plausibilität: Passen Bedarf, Ziel, Vorgehen, erwartete Wirkung, Ressourcen und organisatorische Kapazitäten wirklich nachvollziehbar zusammen?
Das Ergebnis wird mit einer einfachen Ampellogik dargestellt. Grün bedeutet, dass die jeweilige Prüfung bestanden ist. Gelb weist auf Klärungsbedarf hin, Rot auf einen deutlichen Mangel.
Die Ampel sagt dabei bewusst nichts über die Förderchancen aus. Spheriq AI beurteilt weder, ob die Förderorganisation das Vorhaben unterstützen sollte, noch wie gut es strategisch zu ihr passt. Dieser Check kann bereits vor dem Ausfüllen des Gesuchs mit dem Prompt-Launcher «Matching prüfen» durchgeführt werden. «Gesuch prüfen» beantwortet hingegen eine andere Frage: Ist das Gesuch in sich ausreichend klar, vollständig und stimmig, um es einzureichen?
Vor der Kritik das Lob: Neben der Ampel zeigt Spheriq AI, was bereits gut beschrieben ist, wo die Stärken und überzeugende Elemente liegen – und wo vor der Einreichung noch nachgebessert werden sollte. Dabei werden die wichtigsten Punkte priorisiert, damit aus dem Check eine konkrete To-do-Liste für die letzte Überarbeitung entsteht.
Mehr als eine Prüfung auf leere Felder
Gerade bei umfangreicheren Gesuchen liegt der Mehrwert nicht nur darin, fehlende Angaben zu erkennen. Spheriq AI betrachtet auch die Zusammenhänge zwischen den Informationen.
Ein Projekt kann beispielsweise ein klares Ziel verfolgen und einen nachvollziehbaren Bedarf beschreiben. Wenn aber nicht deutlich wird, wie die geplanten Massnahmen tatsächlich zu diesem Ziel beitragen, bleibt eine Lücke in der Projektlogik. Ähnliches gilt, wenn ambitionierte Aktivitäten geplant sind, der Zeitrahmen oder die verfügbaren Ressourcen dafür jedoch knapp erscheinen.
Auch Widersprüche zwischen verschiedenen Angaben können sichtbar werden. Wird beispielsweise im Gesuch eine andere Zielgruppe genannt als in den beigefügten Projektunterlagen, weist Spheriq AI darauf hin, statt selbst zu entscheiden, welche Angabe richtig ist. Teilweise sind das ärgerliche Flüchtigkeitsfehler. Teilweise liegt das Problem tiefer und die Rückmeldung führt zu einer gründlichen Überarbeitung.
Dabei gilt: Die KI arbeitet mit den verfügbaren Informationen. Sie ergänzt keine fehlenden Fakten. Sie kennzeichnet Unsicherheiten, wenn sich etwas auf Grundlage des Gesuchs nicht eindeutig beurteilen lässt.
Im Alltag
Zurück zum Fallbeispiel: Eine Organisation hat mehrere Wochen an einem Fördergesuch gearbeitet. Hat viel Zeit und Herzblut investiert. Das Formular ist vollständig ausgefüllt, das Projektbudget erstellt und das Projektdossier hochgeladen. Vor dem Absenden startet sie «Gesuch prüfen».
Die Einschätzung zeigt Grün bei der Konsistenz, aber Gelb bei Vollständigkeit und Plausibilität. Der Grund: Ziele, Zielgruppe und Massnahmen sind gut beschrieben, doch der konkrete Zeitplan bleibt zu allgemein. Zudem ist aus dem Budget nicht eindeutig ersichtlich, wie eine grössere Kostenposition mit den beschriebenen Aktivitäten zusammenhängt.
Statt das gesamte Gesuch ein letztes Mal von vorne durchzugehen, erhält die Organisation wenige priorisierte Punkte für eine letzte Überarbeitung. Sie präzisiert darauf den Zeitplan und erläutert die betreffende Budgetposition. Anschliessend kann sie das Gesuch mit einer besseren Informationsgrundlage einreichen.
«Gesuch prüfen» ersetzt dabei weder die sorgfältige Erstellung eines Gesuchs noch garantiert ein grüner Check eine Förderung. Der Prompt-Launcher dient als zusätzlicher Qualitätscheck vor dem entscheidenden Klick auf «Einreichen»: Gesuch fertigstellen, KI-Check starten, offene Punkte prüfen, nachbessern und einreichen.
