Förderstiftungen und NPOs verfolgen dasselbe Ziel: wirkungsvolle gemeinnützige Arbeit. Trotzdem entstehen im Stiftungsfundraising oft Missverständnisse, Frustration und hoher administrativer Aufwand. Carola Büchel, Beraterin für gemeinnützige Organisationen, erklärt, warum gutes Kontaktmanagement entscheidend für erfolgreiche Förderbeziehungen ist.
Carola Büchel, Sie begleiten Nonprofit-Organisationen (NPOs) und Förderstiftungen im Fundraising. Wie würden Sie die «Beziehung» der beiden heute beschreiben?
Zuerst einmal möchte ich meine Hochachtung vor Menschen ausdrücken, die einen Teil ihres privaten oder geschäftlichen Vermögens in eine Stiftung einbringen und damit gemeinnützige Zwecke verfolgen. Das ist alles andere als selbstverständlich. Dahinter steckt oft nicht nur finanzielle Unterstützung, sondern auch ein echtes gesellschaftliches Verantwortungsgefühl.
Das schafft stabile Beziehungen!
Die Beziehung zwischen Förderstiftungen und NPOs ist deshalb grundlegend wertvoll, gleichzeitig aber auch anspruchsvoll. Beide Seiten möchten wirkungsvolle gemeinnützige Arbeit ermöglichen. Aber beide Seiten haben eine unterschiedliche Ausgangs- und Informationslage, was Geld, Wissen und spezifische Expertise angeht. Dadurch beobachte ich oft, dass Erwartungen und Anforderungen auseinanderklaffen oder nicht offen genug ausgesprochen werden, was zu Missverständnissen oder zusätzlichem Aufwand führen kann.
Die Beziehung zwischen Förderstiftungen und NPOs ist grundlegend wertvoll, gleichzeitig aber auch anspruchsvoll.
Carola Büchel, Beraterin für gemeinnützige Organisationen
Viele NPOs investieren enorm viel Zeit in Gesuche, Reportings und Formalitäten. Warum ist das so?
Sie wissen oft nicht genau, was eine Stiftung wirklich sucht oder eben nicht fördern möchte. Deshalb versuchen sie, ihre Arbeit möglichst umfassend darzustellen. Sie schreiben allgemeine Gesuche, projektspezifische Anträge und ausführliche Reportings, um ein vollständiges Bild zu vermitteln. Das ist nachvollziehbar, bedeutet aber enorm viel Aufwand. Gleichzeitig haben auch viele Stiftungen begrenzte Ressourcen.
Wie stark beeinflussen Förderkriterien, wie NPOs ihre Projekte planen?
Sehr stark. Über die letzten Jahre habe ich rund 35 NPOs in den Bereichen Sichtbarkeit, Kommunikation und Fundraising begleitet. Dabei habe ich immer wieder gesehen, wie stark Förderkriterien die Projektplanung beeinflussen. Viele Organisationen überlegen sich bereits bei der Konzeption: Welche Kosten können wir überhaupt einreichen? Wie hoch dürfen Personalkosten sein? Sind Administrationskosten erwünscht oder eher kritisch? Das führt teilweise dazu, dass Organisationen ihre Angebote stärker in Projekte aufteilen, weil projektbezogene Förderungen einfacher finanzierbar sind als laufende Leistungen oder Infrastruktur.
Administrative Kosten und flexible Mittelverwendung sind oft sensible Themen. Warum fällt es vielen Funders schwer, hier offener zu werden?
Eines meiner Lieblingsthemen! In Gesprächen mit Stiftungsrät:innen erlebe ich häufig die Haltung: «Das Geld soll möglichst direkt bei den Betroffenen ankommen.» Gerade in sozialen Projekten ist dieser Wunsch absolut nachvollziehbar. Gleichzeitig wird aber unterschätzt, was es braucht, dass NPOs wirkungsvolle und professionelle Arbeit leisten können: gute Mitarbeitende, faire Löhne, Administration, IT, Kommunikation und Weiterbildung. Trotzdem fördern viele Stiftungen lieber konkrete Projekte als Organisationen oder flexible Mittel. Das führt teilweise dazu, dass Organisationen laufende Angebote oder Unterstützungsleistungen in «Projekte» verpacken müssen, damit sie überhaupt finanzierbar werden. Das ist auf Dauer anstrengend und oft wenig zielführend.
Das heisst?
Wenn eine Stiftung einer NPO zutraut, Projektgelder verantwortungsvoll und zielgerichtet einzusetzen, warum dann nicht auch flexible Mittel? Auch dafür kann ein klares Reporting verlangt werden. Vertrauen und Transparenz schliessen sich ja nicht aus. Ich wünsche mir deshalb, dass sich das Verständnis weiterentwickelt: Wirkung entsteht nicht nur im einzelnen Projekt. Wirkung entsteht auch durch stabile Organisationen mit guten Strukturen, engagierten Mitarbeitenden und einer professionellen Basis.
Wirkung entsteht nicht nur im einzelnen Projekt. Wirkung entsteht auch durch stabile Organisationen mit guten Strukturen, engagierten Mitarbeitenden und einer professionellen Basis.
Carola Büchel, Beraterin für gemeinnützige Organisationen
Förderungen mit vielen Auflagen sind aber verbreitet. Da muss man sich fragen, ob sich der Aufwand für einen Antrag überhaupt lohnt?
Ja. Ganz ehrlich: Ich habe kürzlich einen rund 10-seitigen Online-Antrag einer Stiftung gesehen, den ich bewusst nicht ausgefüllt habe, weil der Aufwand in keinem Verhältnis zur möglichen Fördersumme von CHF 3’000 stand. Das bedeutet nicht, dass Anforderungen falsch sind. Förderstiftungen müssen sorgfältig prüfen können, wohin ihre Gelder fliessen. Trotzdem profitieren beide Seiten, wenn Prozesse klar, effizient und realistisch gestaltet sind.
Wo erleben Sie die grössten Unterschiede in den Erwartungen beider Seiten?
Viele NPOs arbeiten heute – zu Recht – sehr transparent. Sie legen Strategien, Budgets, Herausforderungen und Wirkungsziele offen. Umso grösser ist manchmal die Enttäuschung, wenn auf ein Gesuch gar keine Rückmeldung kommt oder sehr wenig Kommunikation stattfindet. Viele Organisationen wünschen sich hier mehr Klarheit. Dazu gehört auch, bei einer Absage zu erfahren, warum ein Antrag nicht berücksichtigt wurde.
Auf der anderen Seite erhalten Förderstiftungen oft sehr viele Gesuche, die nicht zu ihrem Stiftungszweck passen. Teilweise werden Anträge breit gestreut oder ohne vertiefte Auseinandersetzung mit der Stiftung eingereicht. Nach dem Motto: «Vielleicht passt es ja irgendwo.» Das ist nicht professionell seitens der NPOs und erhöht den Aufwand auf Seiten der Förderstiftungen enorm. Mehr Sorgfalt und bessere Kommunikation würde also beiden Seiten helfen. Qualität ist im Stiftungsfundraising wichtiger als Quantität.
Ein weiterer grosser Punkt ist die Planbarkeit.
Viele NPOs wünschen sich längerfristige Partnerschaften, um Angebote nachhaltig entwickeln zu können. Förderstiftungen möchten hingegen oft bewusst flexibel bleiben und sich nicht über Jahre fest binden. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse führen teilweise dazu, dass Organisationen jedes Jahr wieder bei null anfangen müssen, obwohl wichtige Angebote eigentlich langfristig gedacht wären.
Stiftungsfundraising als «Katz-und-Maus-Spiel»?
Teilweise schon. Das «Katz-und-Maus-Spiel» zeigt sich dort, wo NPOs versuchen, ihre Projekte möglichst passgenau auf die Anforderungen einzelner Förderstiftungen auszurichten, während Förderstiftungen ihre Kriterien, Nachweise und Prozesse laufend verfeinern. Manchmal entsteht dadurch der Eindruck, dass weniger die Idee selbst entscheidet, sondern vielmehr, wie professionell ein Gesuch die Erwartungen der Stiftung erfüllt. Viele NPOs akzeptieren diese Rahmenbedingungen trotzdem, weil sie auf eine Finanzierung angewiesen sind.
Ist die Lösung mehr partnerschaftliche Zusammenarbeit statt punktuelle Förderung?
Beides kann gut funktionieren, wenn Erwartungen und Prozesse klar sind. Auch rein transaktionale Förderbeziehungen können effizient und angenehm sein. Manchmal sind sie sogar einfacher, weil weniger aufwändig. Man kennt die Förderkriterien, gibt ein Online-Gesuch ein, erhält eine Zuwendung und schickt im nächsten Jahr ein Reporting – fertig.
Partnerschaftliche Beziehungen gehen für mich aber einen Schritt weiter. Projekte verlaufen nicht immer linear und Bedürfnisse verändern sich. Man kann (und soll!) auch Schwierigkeiten oder Veränderungen offen ansprechen. Erst dann entstehen Vertrauen, Raum für Austausch und manchmal auch mutige oder innovative Ideen. Oder es wird möglich, Unterstützung für Organisationsentwicklung, Weiterbildung oder Mitarbeiterschulungen anzufragen. Themen also, die enorm viel zur Qualität und Wirkung der Arbeit beitragen, aber oft eben nur indirekt die Zielgruppen begünstigt. Die sind schwieriger finanzierbar als klassische Projekte. Genau dort zeigt sich für mich der Unterschied zwischen einer rein transaktionalen Förderung und einer echten Partnerschaft.
Oft ergeben sich wichtige Fundraising-Informationen eher beiläufig: in Gesprächen an Veranstaltungen, durch frühere Absagen oder persönliche Einschätzungen zu einer Organisation. Welche Rolle spielt dieses informelle Wissen im institutionellen Fundraising?
Eine sehr grosse. Ich halte alle meine Kund:innen dazu an, solche Rückmeldungen zu notieren, damit dieses Wissen in der Organisation erhalten bleibt. Auch der Austausch unter Fundraiser:innen ist enorm wertvoll. Viele wissen aus Erfahrung, welche Stiftungen gut zu welchen Projekten passen oder wie gewisse Prozesse ablaufen. Dieses Wissen hilft Organisationen, ihre Ressourcen gezielter einzusetzen und unnötigen Aufwand zu vermeiden. Deshalb finde ich Austauschplattformen, Fachgruppen oder Branchenkontakte enorm wichtig.
Ich halte alle meine Kund:innen dazu an, solche Rückmeldungen zu notieren, damit dieses Wissen in der Organisation erhalten bleibt.
Carola Büchel, Beraterin für gemeinnützige Organisationen
Wie wichtig ist ein professionelles Kontaktmanagement, damit dieses Wissen auch bei personellen Wechseln erhalten bleibt?
Sehr wichtig. Organisationen sollten genau dokumentieren, wann sie welche Stiftung angeschrieben haben, welche Rückmeldungen kamen und welche nächsten Schritte geplant sind. In dieser Hinsicht können viele NPOs noch eine «Schippe drauflegen». Das muss nicht zwingend ein komplexes CRM-System sein. Je nach Grösse reicht auch eine gut gepflegte Exceldatei. Entscheidend ist, dass das Wissen erhalten bleibt und sauber dokumentiert wird. Natürlich wäre ein einziges System toll, in dem alle relevanten Informationen vorhanden sind!
Was wünschen Sie sich für die Zukunft des Stiftungsfundraisings?
Ich wünsche mir Offenheit, Austausch und Vertrauen zwischen Förderstiftungen und NPOs. Manchmal beobachte ich, dass auf beiden Seiten eine gewisse Frustration entsteht. Förderstiftungen fühlen sich teilweise überrannt von der grossen Anzahl Gesuche und Anfragen. NPOs wiederum fühlen sich manchmal zu wenig gesehen oder erhalten kaum Rückmeldungen. Dadurch entsteht noch zu wenig echte Augenhöhe. Dabei verfolgen beide Seiten dasselbe Ziel: wirkungsvolle gemeinnützige Arbeit ermöglichen. Ich glaube, dass ungezwungene Austauschformate ein guter Weg dahin sein können. Formate, bei denen sich Förderstiftungen und NPOs ohne direkten Gesuchsdruck kennenlernen können. Solche Begegnungen können helfen, Hemmschwellen abzubauen und langfristig partnerschaftlichere Beziehungen entstehen zu lassen. Ich glaube, dass dort grosses Potenzial liegt.
Zur Person
Carola Büchel ist selbständig tätig und unterstützt mit ihrer Firma gemeinnützige Stiftungen und Vereine aus der Schweiz und Liechtenstein in den Bereichen Scouting, Sichtbarkeit, Kommunikation und Fundraising. Sie ist Betriebswirtschafterin, ehrenamtliche Stiftungsrätin sowie Vorstandsmitglied eines gemeinnützigen Vereins. Sie absolvierte den CAS Non-Profit and Public Management wie auch Governance & Leadership an der Universität Basel. Sie war selbst mehrere Jahre als Verantwortliche Fundraising & Kommunikation in einer weltweit tätigen Kinderhilfsorganisation tätig. Die 50-Jährige ist, wie sie selbst von sich sagt «leidenschaftlich engagiert für die Gemeinnützigkeit».
