Nie mehr die richtige Gelegenheit verpassen: Reminder im Kontaktmanagement

Im Fundraising entscheiden oft gutes Timing über eine Förderbeziehung: der richtige Moment zum Nachfassen, der prompte Dank nach der Zusage, die sorgfältige Folgeanfrage im nächsten Jahr. Geht ein solcher Termin vergessen, kostet das nicht nur Zeit, sondern Vertrauen. Eine neue Funktion im Kontaktmanagement von Spheriq sorgt dafür, dass genau diese Momente nicht mehr untergehen. Und für Pro’s: die Gesamtübersicht «Meine Kontakte».

Wer in der Philanthropie arbeitet, kennt das: Eine Förderbeziehung entsteht über Monate, aus vielen kleinen Schritten. Und ausgerechnet an den Übergängen zwischen diesen Schritten geht am meisten verloren. Nicht aus fehlender Absicht, sondern weil der richtige Moment ohne Anstoss vergeht. Notizzettel, Excel-Listen und das eigene Gedächtnis kommen an die Grenze, sobald mehrere Beziehungen parallel laufen.

Vom Förder-Logbuch zum institutionellen CRM

Das Kontaktmanagement von Spheriq ist genau für diese Beziehungsarbeit gebaut. Es hält die gesamte Beziehungsgeschichte zwischen zwei Organisationen an einem Ort fest. Als internes CRM.

In der Kontakthistorie lassen sich verschiedene Eintragstypen erfassen: Förderungen mit Status (Beantragt, Angenommen, Abgelehnt), Daten, Kommentar und Anhängen wie Gesuchsunterlagen oder Absageschreiben; Kontaktpersonen bei der Gegenorganisation; freie Notizen zu Gesprächen und Einschätzungen; sowie manuelle Einschätzungen, mit denen sich die automatisch berechneten Fit- und Hope-Werte überschreiben lassen.

Entscheidend: Die Einträge sind privat und bleiben ausschliesslich für die erfassende Organisation sichtbar.

Sichtbar und pflegbar ist die Kontakthistorie dort, wo sie im Arbeitsfluss gebraucht wird: in der Toolbox auf Organisationsprofilen, im Gesuchsmanagement und in den Recherche-Listen mit einer eigenen Spalte für den Kontaktstatus.

Reminder: Schlüsselwerkzeug des Kontaktmanagements

Mit dem Deep Shape Release kommt ein neuer Eintragstyp dazu. Ein Reminder wird direkt an einer externen Organisation hinterlegt und besteht aus drei Angaben:

• Erinnerungsdatum: Wann Sie erinnert werden möchten
• Kommentar: Worum es geht (z. B. «Nach Auszahlung Dankesschreiben senden» oder «Folgeanfrage für 2027 vorbereiten»)
• Empfänger: Wahlweise «Nur ich» oder das gesamte «Team»

Am gewählten Datum verschickt Spheriq automatisch eine E-Mail: bei «Nur ich» an die erfassende Person, bei «Team» an die aktuellen Teammitglieder. Der Reminder ist privat, erscheint als Eintrag in der Kontakthistorie und lässt sich jederzeit wieder löschen, dann wird auch keine E-Mail versendet.

Was das im Alltag bedeutet

Das Nachfassen hängt nicht mehr an einzelnen Personen und ihrem Gedächtnis. Wer eine Beziehung anlegt, plant den nächsten Schritt gleich mit – und das Team wird zum vereinbarten Zeitpunkt aktiv, auch wenn die ursprünglich zuständige Person gerade nicht verfügbar ist oder die Organisation zwischenzeitlich verlassen hat.

Davon profitieren beide Seiten des Fördergeschäfts. Fundraiserinnen und Fundraiser behalten Einreichfristen, Nachfass-Termine und jährliche Wiederanfragen im Griff. Und Förderstiftungen, die ihre Beziehungen zu Gesuchstellenden und Geförderten pflegen, setzen sich Reminder für fällige Zwischenberichte, die Wiedervorlage vertagter Gesuche oder das Nachfassen nach einer Auszahlung.

Alles auf einen Blick: das Pro-Werkzeug 

Auch auf der Pro-Stufe haben wir ein neues Werkzeug bereitgestellt, das im Kontaktmanagement eine entscheidende Unterstützung leisten kann. Die Pro-User:innen kennen bereits die Tabellenansicht der Listen. Sie hilft beim besseren Übersicht über umfangreiche Datenbestände, Labels und Notizen.  

Neu gibt es für Pro-User unter «Listen & Kontakte» zwei automatisierte Listen, die direkt vom Kontaktmanagement gespiesen werden. Diese «Smart Lists» werden also automatisiert aufgebaut, und zwar auf Grundlage aller von den verschiedenen Mitgliedern des Teams erfassten Einträge des Kontaktmanagements.  

Erstens gibt es die Smart List «Meine Kontakte». Sie besteht aus einer Organisationsliste mit allen Organisationen, zu denen ein Kontaktpunkt besteht – sei dies ein manuelles Assessment, eine Notiz, Kontaktperson oder eine eingereichte (und ggf. zu- oder abgesagte) Förderanfrage.  

Zweitens die Smart List «Meine Förderorganisationen» (für Vereine und operative Stiftungen) bzw. «Meine Geförderten» (für Förderorganisationen). Hier findet man auf einen Blick sämtliche Organisationen, zu der eine tatsächliche Förderbeziehung besteht oder bestand. Die Liste gibt damit Auskunft über vergangene Unterstützung und gibt jederzeit kompakt Orientierung über das Gesamtengagement.  

Drittens können sich Pro-User für eine dritte Liste anmelden, die künftig potenzielle Matches von Förder- und Nonprofitseite automatisch sammelt und kommentiert. Dieser KI-gestützte Agent vereinfacht das Fundraising für operative Organisationen oder das Scouting für Förderorganisationen damit massiv. Er arbeitet über Nacht und liefert rechtzeitig zum Frühstück einmal täglich neue Treffer – falls aufgrund aktualisierter Profildaten, neu erfasster Projekte und Initiativen oder neugegründeter Organisationen solche Treffer gefunden werden. Diese Liste befindet sich noch im Betastatus und wird voraussichtlich Ende November definitiv eingeführt.  

Förderchronik neu im Kontaktmanagement

Zwei weitere Neuerungen lassen das Kontaktmanagement enger zusammenwachsen: Angenommene Förderungen lassen sich per Schalter «In Förderhistorie anzeigen» öffentlich machen – als Eintrag auf den Profilen beider Organisationen, den Betrag optional. Und aus «Listen» wird «Listen & Kontakte»: mit Smart Lists «Alle Kontakte» und «Meine Förderer / Meine Geförderten» direkt aus dem Kontaktmanagement (ab Pro-Stufe). 

Warum uns das wichtig ist

Gute Förderbeziehungen entstehen nicht durch mehr Aufwand, sondern durch Verlässlichkeit, den richtigen Kontakt zum richtigen Zeitpunkt. Der Reminder nimmt Fundraising-Teams die Sorge, dass ein wichtiger Moment im Tagesgeschäft untergeht, und schafft Raum für das, worauf es ankommt: die Beziehung selbst. Das Kontaktmanagement wächst damit vom Nachschlagewerk zum aktiven Begleiter der Beziehungsarbeit.