Das Gedächtnis für Fundraising und Scouting  

Fundraising- und Scoutingwissen öffnet buchstäblich Türen. Doch allzu oft steckt dieses Wissen in einzelnen Köpfen, Notizen, E-Mails oder verstreuten Listen. Das neue Spheriq-Kontaktmanagement macht die wertvollen Puzzleteile nachhaltig nutzbar: Kontakte, Einschätzungen und bisherige Interaktionen bleiben zentral erhalten und werden verknüpft. So entsteht die Grundlage für professionelle Beziehungspflege, wirkungsvolles Scouting und langfristigen Fundraising-Erfolg. 

Institutionelles Scouting und Fundraising lebt von vielen kleinen Momenten, die zeitlich und personell breit gestreut sind: ein Gespräch am Rand einer Veranstaltung, ein Hinweis aus einem Telefonat, eine fotografierte Folie aus einer Präsentation, eine frühere Absage mit wertvoller Begründung. Fundstücke wie die richtige Kontaktperson oder eine Empfehlung für eine (von aussen vielleicht unscheinbare) Stiftung können den Durchbruch im institutionellen Fundraising bedeuten. Solche Schlüsselinformationen entstehen punktuell, häufig nebenbei und selten bei derselben Person. Genau diese Mitarbeitenden sind jedoch möglicherweise bald nicht mehr Teil des Teams – personelle Wechsel gehören im Nonprofit-Alltag zur Realität. 

Was im Alltag entsteht, geht im Alltag oft unter 

Dass solche Informationen verstreut bleiben, ist kein Versäumnis. Es liegt in der Natur von Fundraising und Scouting: Beziehungen wachsen über längere Zeit, Zuständigkeiten wechseln, Recherchen werden unterbrochen, Fundstücke entstehen in unterschiedlichen Kontexten. Was heute als Randnotiz erscheint, kann in sechs Monaten der Schlüssel zum Erfolg sein – nur ist es dann oft nicht mehr auffindbar. 

Hinzu kommt: Viele Organisationen arbeiten mit einer Mischung aus Excel-Listen, persönlichen Notizen, E-Mails, CRM-Einträgen und informellem Wissen. Das funktioniert, solange die Beteiligten nah genug am Geschehen sind. Doch sobald ein Projekt wieder aufgenommen wird, eine neue Person übernimmt oder eine Organisation Jahre später erneut in den Fokus rückt, fehlt oft der entscheidende Kontext: Was wussten wir bereits? Mit wem standen wir im Kontakt? Und weshalb haben wir damals nicht weiterverfolgt? 

Das richtige Wissen dort, wo es gebraucht wird 

Was fehlt, ist das geeignete Instrument. Ein Werkzeug, das bei der Sammlung der Puzzleteile unterstützt. Und das eine direkte Verbindung schafft zwischen dem laufend aktualisierten Organisationswissen und dem zusätzlichen Wissen Ihres Teams.  

Das neue Kontaktmanagement schliesst diese Lücke und ist nahtlos in Spheriq integriert. Es ergänzt laufend aktualisierte Organisationsinformationen um jenes Wissen, das nur intern vorhanden ist: frühere Kontakte, Notizen, Einschätzungen, Auskünfte, sowie Zu- und Absagen. Wer heute eine Organisation recherchiert, eine Liste prüft oder ihr Profil aufruft, sieht deshalb nicht nur aktuelle Basisinformationen, sondern auch die eigene Beziehungsgeschichte mit der eigenen Organisation. 

So werden punktuelle Fundraising- und Scoutinginformationen zu vernetztem, langfristig nutzbarem Wissen. Auch wenn der letzte Kontakt länger zurück liegt, baut die neue Recherche auf bestehenden Erkenntnissen auf und Beziehungen können dadurch trotz personeller Wechsel gezielt und professionell weiterentwickelt werden.  

Aus der Praxis für die Praxis 

Das Kontaktmanagement ist kein separates CRM, das viel Pflege benötigt, sondern eine zusätzliche Ebene direkt im Arbeitsfluss von Fundraiser:innen und scoutenden Förderorganisationen. Für Nonprofits wird es zum nachhaltigen Gedächtnis des institutionellen Fundraisings, für Förderorganisationen unterstützt es ein weitsichtiges Scouting.  

Die neue Funktion entstand nicht am Reissbrett, sondern im engen Austausch mit einem guten Dutzend erfahrener Fundraiser:innen sowie mehreren aktiv scoutenden Förderorganisationen. In vielen Gesprächen zeigte sich dieselbe Herausforderung: Wertvolle Informationen sind zwar vorhanden, werden jedoch oft lokal, persönlich und damit isoliert dokumentiert. Daraus entstand die Idee, Recherche, Beziehungspflege und institutionelles Wissen direkt miteinander zu verbinden, damit relevantes Wissen nicht verloren geht, sondern organisationsweit verfügbar und langfristig nutzbar bleibt. 

Klein anfangen, schrittweise zum Profi werden 

Kontaktmanagement beginnt mit dem ersten präzisen Eintrag. Einfach Loslegen ist hier für einmal die beste Strategie. Die meisten Organisationen starten dort, wo es gerade brennt: bei einer laufenden Recherche, einer aktuellen Förderanfrage oder dem neuen Scoutingfokus. Erste Kontakte, Einschätzungen und Notizen werden nun direkt auf der Plattform ergänzt, ältere Informationen später schrittweise integriert (vgl. Workshopangebot im Kasten). Der Aufbau erfolgt pragmatisch und Schritt für Schritt im Arbeitsalltag. 

Das Kontaktmanagement steht ab sofort für Organisationen mit Starter-Stufe zur Verfügung. Es schafft die Grundlage dafür, Organisationsinformationen, Recherche und teaminternes Wissen sinnvoll miteinander zu verbinden. Ab September folgen innerhalb der Pro-Stufe zusätzliche Profi-Werkzeuge. Dazu gehören unter anderem Reminder-Funktionen sowie intelligente Listen, die laufende Recherchen automatisch mit bereits bekannten Organisationen, Einschätzungen und Kontakten verknüpfen. Institutionelles Wissen wird damit nicht nur gespeichert, sondern im Alltag noch gezielter nutzbar gemacht.