Ne manquez plus jamais la bonne occasion : rappels dans la gestion des contacts

Dans le domaine de la collecte de fonds, c’est souvent le bon timing qui fait la différence dans une relation de donateur : le moment opportun pour relancer, les remerciements rapides après l’engagement, la demande de suivi minutieuse l’année suivante. Si l’on oublie une telle échéance, cela coûte non seulement du temps, mais aussi de la confiance. Une nouvelle fonctionnalité du module de gestion des contacts de Spheriq permet de s’assurer que ces moments précis ne passent plus inaperçus.

Ceux qui travaillent dans le domaine de la philanthropie le savent bien : une relation de soutien se construit au fil des mois, à force de nombreuses petites étapes. Et c’est justement lors des transitions entre ces étapes que l’on perd le plus. Non pas par manque de volonté, mais parce que le moment opportun passe sans qu’on y prête attention. Les post-it, les listes Excel et la mémoire personnelle atteignent leurs limites dès que plusieurs relations sont menées en parallèle.

Du journal de suivi des donateurs au CRM institutionnel

Le module de gestion des contacts de Spheriq est spécialement conçu pour ce type de gestion des relations. Il permet de conserver en un seul et même endroit l’historique complet des relations entre deux organisations. En tant que CRM interne.

L’historique des contacts permet de saisir différents types d’entrées : les subventions avec leur statut (Demandée, Acceptée, Refusée), des données, des commentaires et des pièces jointes telles que les dossiers de demande ou les lettres de refus ; les interlocuteurs au sein de l’organisation partenaire ; des notes libres concernant les entretiens et les évaluations ; ainsi que des évaluations manuelles permettant de remplacer les valeurs « Fit » et « Hope » calculées automatiquement.

Point essentiel : les entrées sont confidentielles et ne sont visibles que par l’organisation qui les a saisies.

L’historique des contacts est visible et modifiable là où il est nécessaire dans le flux de travail : dans la boîte à outils des profils d’organisation, dans la gestion des demandes et dans les listes de recherche, avec une colonne dédiée au statut du contact.

Nouveauté : le rappel

Avec la version Deep Shape, un nouveau type d’entrée fait son apparition. Un rappel est directement enregistré auprès d’un organisme externe et comprend trois informations :

• Date de rappel : quand vous souhaitez recevoir un rappel
• Commentaire : de quoi s’agit-il (par exemple « Envoyer une lettre de remerciement après le versement » ou « Préparer une demande de suivi pour 2027 »)
• Destinataire : au choix , « Moi seul » ou l’ensemble de l’« Équipe »

À la date choisie, Spheriq envoie automatiquement un e-mail : si l’option « Moi seul » est sélectionnée, il est adressé à la personne qui a saisi les informations ; si l’option « Équipe » est sélectionnée, il est adressé aux membres actuels de l’équipe. Ce rappel est privé, apparaît sous forme d’entrée dans l’historique des contacts et peut être supprimé à tout moment ; dans ce cas, aucun e-mail ne sera envoyé.

Ce que cela signifie au quotidien

Le suivi ne dépend plus de personnes individuelles ni de leur mémoire. Lorsqu’on crée une relation, on planifie d’emblée l’étape suivante – et l’équipe intervient à la date convenue, même si la personne initialement en charge n’est pas disponible à ce moment-là ou a quitté l’organisation entre-temps.

Cela profite aux deux parties prenantes du secteur du financement. Les chargés de collecte de fonds maîtrisent les dates limites de dépôt, les échéances de suivi et les demandes de renouvellement annuelles. Quant aux fondations de financement qui entretiennent leurs relations avec les demandeurs et les bénéficiaires, elles se fixent des rappels pour les rapports intermédiaires à remettre, la réexamen des demandes reportées ou le suivi après un versement.

Et bien plus encore dans la gestion des contacts

Deux autres nouveautés renforcent encore l’intégration de la gestion des contacts : les subventions acceptées peuvent être rendues publiques à l’aide du bouton « Afficher dans l’historique des subventions » – sous forme d’entrée sur les profils des deux organisations, le montant pouvant être indiqué ou non. Et la rubrique « Listes » devient « Listes & Contacts » : avec les listes intelligentes « Tous les contacts » et « Mes bailleurs de fonds / Mes bénéficiaires », directement depuis la gestion des contacts (à partir du niveau Pro).

Ce qui va suivre

La fonction de rappel, le lien vers l’historique des subventions et la rubrique « Listes et contacts » font partie d’un développement en cours. La prochaine étape consistera à introduire des étiquettes permettant d’organiser et de filtrer librement les contacts.

Pourquoi cela est-il important pour nous ?

Les bonnes relations avec les donateurs ne naissent pas d’un surcroît d’efforts, mais de la fiabilité et d’un contact opportun au bon moment. Le « Reminder » évite aux équipes de collecte de fonds de craindre qu’un moment important ne se perde dans le tourbillon des tâches quotidiennes et leur permet de se consacrer à l’essentiel : la relation elle-même. La gestion des contacts passe ainsi du simple outil de référence à un véritable compagnon actif dans le travail relationnel.