Immer mehr Förderorganisationen setzen bei der Vorprüfung ihrer Fördergesuche auf künstliche Intelligenz. Der Spheriq Concierge prüft Unterlagen, gleicht Förderkriterien ab und recherchiert Hintergründe. Er entscheidet nicht, unterstützt die Triage aber entscheidend. Zum Beispiel bei der Claire Sturzenegger-Jeanfavre Stiftung. Geschäftsführerin Jeanette Cerquone gibt Einblick, wie sich dadurch ihr Arbeitsalltag verändert hat.
Auf den ersten Blick schien das Gesuch gut zu passen. Ein Kulturprojekt, wie es die Stiftung grundsätzlich unterstützt. Doch die Recherche des KI-Concierge brachte etwas Überraschendes ans Licht: Kultur war nur eines von rund fünf Themenfeldern des Vorhabens. Die Gesuchstellerin hatte diesen Aspekt aber so stark in den Vordergrund gerückt, dass der eigentliche Schwerpunkt des Projekts in den Unterlagen nicht mehr zu erkennen war.
Die Gesuchsflut bewältigen
Für Jeanette Cerquone, Geschäftsführerin der Stiftung, war diese Entdeckung aufschlussreich. «Schon früher wären beim Bearbeiten eines solchen Gesuchs vielleicht ein paar Fragezeichen aufgetaucht. Heute liefert mir der Concierge Informationen, mit denen ich viel schneller sehe, woher diese Fragezeichen kommen.»
Die Stiftung fördert soziale, kulturelle und künstlerische Vorhaben, vornehmlich in der Nordwestschweiz. Ihre Förderkriterien sind zwar sehr differenziert, die Zahl der eingehenden Gesuche ist in den vergangenen Jahren trotzdem markant gestiegen. Seit der neuen Förderphase nutzt sie auch den KI-Concierge für die Vorprüfung.
Der Concierge liefert mir Informationen, mit denen ich schneller erkenne, woher mögliche Fragezeichen bei einem Gesuch kommen.
Jeanette Cerquone
Die Gesuchsflut ist dadurch nicht kleiner geworden. Aber sie ist wieder besser zu bewältigen. Statt sich erst durch sämtliche Unterlagen und externe Quellen arbeiten zu müssen, gewinnt Cerquone schneller einen Überblick. Die KI führt sie zu den entscheidenden Stellen, weist auf offene Fragen hin und ergänzt Informationen, die für eine Beurteilung relevant sein könnten.
Vier Leistungen für eine fundierte Vorprüfung
Der Concierge ist bei Spheriq seit Frühjahr 2026 im Einsatz. Seither wurde das Leistungsspektrum schrittweise erweitert. Heute unterstützt er die Gesuchsvorprüfung in vier Bereichen.
Erstens prüft er die Qualität der eingereichten Unterlagen: Sind die verlangten Informationen vollständig? Sind Budgets und Finanzierungspläne plausibel? Stimmen die Angaben in den verschiedenen Dokumenten überein? Lassen sich aus den geplanten Aktivitäten die angestrebten Wirkungen nachvollziehbar herleiten? Der Concierge prüft Vollständigkeit, Plausibilität und Kohärenz. Er kann beispielsweise Wirkungsketten und eine Theory of Change aus den Unterlagen herleiten und gezielt auf Unstimmigkeiten aufmerksam machen.
Dabei kommen auch alltägliche Fehler zum Vorschein. Etwa Beträge, die sich nicht zur angegebenen Gesamtsumme addieren, Finanzierungslücken, die nicht erläutert werden, oder Angaben, die widersprüchlich erfasst wurden. Einmal wurde sogar ein Ferienbudget statt des Projektbudgets angehängt. Ein Versehen, das sowohl Gesuchstellenden als auch Förderverantwortlichen leicht entgehen kann. Wird es früh erkannt, lässt sich das Gesuch unkompliziert zur Überarbeitung zurücksenden.
Zweitens prüft der Concierge die Passung zur Stiftung. Dafür kennt er deren individuelle Förderlogik: thematische Schwerpunkte, geografische Einschränkungen, Zielgruppen, Fördervoraussetzungen und weitere Ausschlusskriterien. Er gleicht die Angaben des Gesuchs systematisch mit diesen Kriterien ab. Dabei bleibt es nicht bei einer pauschalen Einschätzung. Der Concierge begründet jede Empfehlung und verweist auf die entsprechenden Stellen in den Gesuchsunterlagen. So lässt sich rasch nachvollziehen, weshalb ein Kriterium als erfüllt gilt oder wo Klärungsbedarf besteht.
Drittens erschliesst er zusätzlichen Kontext. Der Concierge kann frühere Gesuche und Förderentscheide berücksichtigen, Organisationsprofile auswerten und öffentlich verfügbare Informationen recherchieren und aufbereiten. Welche anderen Projekte haben die Beteiligten bereits erfolgreich umgesetzt? Welche früheren Unterstützerinnen und Unterstützer sind bekannt? Wie präsentiert sich die Organisation nach aussen, und wie wird über sie in den Medien berichtet? Und vor allem: Entsteht aus diesen Informationen ein übereinstimmendes oder ein ganz anderes Bild als aus dem eingereichten Gesuch?
Gerade diese Perspektiven sind für Cerquone wertvoll. Das Beispiel des vermeintlichen Kulturprojekts zeigt, dass sich dadurch nicht nur einzelne Angaben überprüfen lassen. Manchmal verändert der Kontext das Verständnis eines ganzen Vorhabens.
Viertens bereitet der Concierge seine Erkenntnisse für die weitere Bearbeitung auf. Er erstellt eine kompakte Empfehlung mit Begründung und einem Ampelsignal in Grün, Gelb oder Rot. Hinzu kommt ein Bericht, dessen Aufbau und Umfang die Stiftung selbst bestimmen kann. Manche bevorzugen eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Erkenntnisse, andere einen ausführlicheren Bericht mit gegliederten Abschnitten und Tabellen. Ob kompakter Fliesstext, Aufzählungen und die Gewichtung einzelner Prüfdimensionen – der KI-Bericht lässt sich individuell konfigurieren und auch später bei Bedarf jederzeit anpassen. So entsteht eine Arbeitsgrundlage, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Förderorganisation präzise zugeschnitten ist.
Ein Concierge, der die Stiftung kennt
Damit der Concierge diese Aufgaben zuverlässig erfüllen kann, muss er die Förderpraxis der Stiftung genau kennen. Die Zusammenarbeit beginnt deshalb mit einer fünfteiligen Workshopserie, welche die Geschäftsstelle gemeinsam mit dem Spheriq-Team absolviert.
Schritt für Schritt wird dabei erarbeitet, wie die KI-gestützte Triage aussehen soll: Welche Kriterien sind entscheidend? Wie werden Ausnahmen behandelt? Welche Informationen müssen für eine Empfehlung vorliegen? Und wie sollen die Ergebnisse präsentiert werden?
Die Workshops sind keine reine Schulung. Zwischen den Terminen setzt das Spheriq-Team die Anforderungen um und verfeinert den Concierge der Förderorganisation weiter. Bereits im zweiten Workshop wird mit einem ersten Prototyp gearbeitet. Im dritten wird dieser anhand realer Gesuche getestet und im vierten steht ein provisorisches Setup bereit.
Der Ansatz unterscheidet sich damit von einem allgemeinen KI-Assistenten, dem man ein Gesuch mit der Aufforderung vorlegt, es zu beurteilen. Der Concierge arbeitet auf der Grundlage einer explizit definierten Förderlogik und eines mit der Stiftung abgestimmten Prüfprozesses. Wenn ein Gesuch im Gesuchseingang eintrifft, hat der Concierge die Unterlagen bereits analysiert und gemäss den Vorgaben der Stiftung aufbereitet und ergänzt.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Bei aller Unterstützung durch KI bleibt die eigentliche Förderentscheidung Aufgabe der Menschen. Der Concierge kann Informationen zusammentragen, Widersprüche aufzeigen und Einschätzungen begründen. Ob eine Unstimmigkeit tatsächlich relevant ist, wie eine Organisation oder ein Projekt einzuordnen ist und ob es eine Förderung verdient, müssen weiterhin die Verantwortlichen beurteilen.
KI bewirkt keine Wunder. Aber vieles geht leichter von der Hand.
Jeanette Cerquone
Auch die KI selbst arbeitet nicht vollständig fehlerfrei. Recherchierte Informationen können unvollständig sein oder auch mal einen Namensvetter mit dem Gesuchssteller verwechseln. Ihre Ergebnisse müssen deshalb kritisch gelesen werden.
«KI bewirkt keine Wunder. Am Ende muss man weiterhin sorgfältig arbeiten. Aber vieles geht leichter von der Hand. Ich gewinne schneller einen Überblick und kann mich besser auf die Inhalte konzentrieren», sagt Cerquone.
