Une demande a été rédigée, les documents ont été téléchargés et, en principe, elle pourrait être envoyée. Mais toutes les informations importantes sont-elles bien présentes ? Toutes les données concordent-elles ? Et le projet est-il compréhensible dès le premier coup d’œil, même pour des personnes extérieures ? Grâce à la fonction « Vérifier la demande », Spheriq AI effectue une dernière vérification avant le dépôt.
Lorsque l’on remplit une demande, on est plongé au cœur de son propre projet. Les objectifs, les activités, le calendrier et le budget sont connus depuis longtemps. C’est précisément pour cette raison que les lacunes ou les contradictions ne sautent pas toujours aux yeux. Il n’est pas rare de ne plus voir la forêt à force de se concentrer sur les arbres. Et ce qui va de soi pour votre propre équipe est loin d’être évident pour l’organisme de financement sollicité.
C’est justement dans les dossiers sur lesquels on travaille pendant une longue période que des incohérences peuvent s’introduire : il se peut, par exemple, que le public cible soit décrit différemment à un endroit par rapport au dossier de projet. Le calendrier ne correspond plus tout à fait aux activités prévues. Ou bien le budget est disponible, mais les informations fournies ne permettent pas de comprendre clairement le lien entre les fonds et la mise en œuvre prévue.
L’outil « Vérifier la demande » permet d’identifier ces points à temps, avant le dépôt de la demande.
La dernière vérification avant le dépôt
Une bonne demande doit décrire un projet de manière à ce qu’il soit compréhensible au premier coup d’œil, même sans connaissance préalable du sujet. Qui en est l’initiateur ? Quel est le besoin ? Quel est l’objectif visé ? Quelle est la démarche prévue ? Quelles sont les ressources nécessaires et comment celles-ci permettront-elles d’obtenir un impact ?
Il ne s’agit pas seulement de vérifier que tous les champs du formulaire ont été remplis. Une demande peut être complète sur le plan formel tout en laissant en suspens des questions essentielles. Ce qui est déterminant, c’est de savoir si les différentes informations fournies, prises dans leur ensemble, donnent une image cohérente.
La fonction « Examiner la demande » analyse donc le projet sous l’angle de la logique du projet et se concentre sur trois dimensions : l’exhaustivité, la cohérence et la plausibilité.
Ce que fait Spheriq AI
La commande est lancée directement à partir de la demande remplie, via le lanceur de commandes situé à droite de la fenêtre.
Spheriq AI examine les informations et les documents fournis et fournit une évaluation concise du degré de maturité de la demande. Êtes-vous prêt à la déposer ? Ou faut-il la retravailler une dernière fois ?
Trois questions sont examinées séparément :
- Exhaustivité : les informations essentielles sont-elles présentes et suffisamment claires ?
- Cohérence : les informations essentielles concordent-elles entre elles, par exemple en ce qui concerne les groupes cibles, le domaine d’intervention, les objectifs, la démarche, le calendrier et le budget ?
- Plausibilité : les besoins, l’objectif, la démarche, l’impact attendu, les ressources et les capacités organisationnelles s’articulent-ils de manière réellement cohérente ?
Le résultat est présenté selon un système simple de feux tricolores. Le vert signifie que le critère correspondant est satisfait. Le jaune indique qu’une clarification est nécessaire, tandis que le rouge signale une lacune manifeste.
Le feu tricolore ne donne délibérément aucune indication quant aux chances d’obtenir un financement. Spheriq AI n’évalue ni si l’organisme de financement devrait soutenir le projet, ni dans quelle mesure celui-ci correspond stratégiquement à ses objectifs. Cette vérification peut être effectuée avant même de remplir la demande, à l’aide du Prompt-Launcher « Vérifier l’adéquation ». « Vérifier la demande », en revanche , répond à une autre question : la demande est-elle suffisamment claire, complète et cohérente en soi pour être soumise ?
Avant la critique, les compliments : outre le système de feux tricolores, Spheriq AI met en évidence ce qui est déjà bien décrit, les points forts et les éléments convaincants, ainsi que les aspects à améliorer avant la soumission. Les points les plus importants sont classés par ordre de priorité afin que ce bilan débouche sur une liste concrète de tâches à accomplir pour la dernière révision.
Bien plus qu’une simple vérification des champs vides
C’est précisément dans le cas des demandes plus volumineuses que la valeur ajoutée ne réside pas uniquement dans l’identification des informations manquantes. Spheriq AI examine également les liens entre les informations.
Un projet peut, par exemple, poursuivre un objectif clair et décrire un besoin compréhensible. Cependant, si la manière dont les mesures prévues contribuent réellement à cet objectif n’apparaît pas clairement, il subsiste une lacune dans la logique du projet. Il en va de même lorsque des activités ambitieuses sont prévues, mais que le calendrier ou les ressources disponibles pour les mener à bien semblent insuffisants.
Des contradictions entre différentes informations peuvent également apparaître. Si, par exemple, la demande mentionne un public cible différent de celui indiqué dans les documents joints au projet, Spheriq AI le signale, sans pour autant décider lui-même quelle information est correcte. Il s’agit parfois de simples erreurs d’inattention, ce qui peut être agaçant. Parfois, le problème est plus profond et les commentaires donnent lieu à une refonte en profondeur.
Il convient de noter que l’IA travaille à partir des informations disponibles. Elle ne complète pas les données manquantes. Elle signale les incertitudes lorsqu’il n’est pas possible d’évaluer clairement un élément sur la base de la demande.
Au quotidien
Revenons à l’exemple pratique : une organisation a travaillé plusieurs semaines sur une demande de subvention. Elle y a consacré beaucoup de temps et d’énergie. Le formulaire est dûment rempli, le budget du projet a été établi et le dossier de projet a été mis en ligne. Avant de l’envoyer, elle clique sur « Vérifier la demande ».
L’évaluation attribue la note « vert » pour la cohérence, mais « jaune » pour l’exhaustivité et la plausibilité. La raison : les objectifs, le groupe cible et les mesures sont bien décrits, mais le calendrier concret reste trop général. De plus, le budget ne permet pas de déterminer clairement le lien entre un poste de dépenses important et les activités décrites.
Au lieu de relire la demande dans son intégralité une dernière fois, l’organisation reçoit quelques points prioritaires à retravailler. Elle précise alors le calendrier et explique le poste budgétaire concerné. Elle peut ensuite déposer sa demande en disposant d’une meilleure base d’information.
La fonction « Vérifier la demande » ne remplace en aucun cas la rédaction minutieuse d’une demande, et un feu vert ne garantit pas l’octroi d’une subvention. Le Prompt-Launcher sert de contrôle de qualité supplémentaire avant le clic décisif sur « Soumettre » : finaliser la demande, lancer la vérification par IA, vérifier les points en suspens, apporter les corrections nécessaires et soumettre la demande.
