De plus en plus d’organismes de financement ont recours à l’intelligence artificielle pour l’examen préliminaire de leurs demandes de subvention. Spheriq Concierge examine les dossiers, vérifie la conformité aux critères d’éligibilité et effectue des recherches contextuelles. Il ne prend pas de décision, mais apporte un soutien décisif au processus de sélection. C’est notamment le cas à la Fondation Claire Sturzenegger-Jeanfavre. Sa directrice générale, Jeanette Cerquone, nous explique en quoi cela a transformé son quotidien professionnel.
À première vue, la demande semblait tout à fait correspondre. Un projet culturel, tel que la fondation le soutient en principe. Mais les recherches menées par le « KI-Concierge » ont mis en lumière un élément surprenant : la culture n’était qu’un des cinq domaines thématiques environ du projet. La demandeuse avait toutefois tellement mis cet aspect en avant que l’axe principal du projet n’était plus identifiable dans le dossier.
Gérer l’afflux de demandes
Pour Jeanette Cerquone, directrice générale de la fondation, cette découverte s’est avérée très instructive.
Auparavant, j’aurais peut-être eu quelques interrogations en lisant une telle demande. Aujourd’hui, le Concierge me fournit des informations qui me permettent de comprendre plus rapidement d’où viennent ces interrogations.
Jeanette Cerquone, directrice générale de la Fondation Claire Sturzenegger-Jeanfavre
La fondation soutient des projets sociaux, culturels et artistiques, principalement dans le nord-ouest de la Suisse. Bien que ses critères de sélection soient très nuancés, le nombre de demandes reçues a néanmoins considérablement augmenté ces dernières années. Depuis le début de la nouvelle phase de financement, elle utilise également le « KI-Concierge » pour l’examen préliminaire.
Le flux de demandes n’en a pas pour autant diminué. Mais il est à nouveau plus facile à gérer. Au lieu de devoir d’abord passer en revue l’ensemble des dossiers, Mme Cerquone parvient plus rapidement à se faire une idée d’ensemble. L’IA la guide vers les passages essentiels, signale les questions en suspens et complète les informations susceptibles d’être pertinentes pour l’évaluation.
Quatre prestations pour une analyse préliminaire approfondie
Le Concierge est opérationnel chez Spheriq depuis le printemps 2026. Depuis lors, son éventail de prestations s’est progressivement élargi. Aujourd’hui, il facilite l’examen préliminaire des demandes dans quatre domaines.
Premièrement, il vérifie la qualité des documents fournis : les informations requises sont-elles complètes ? Les budgets et les plans de financement sont-ils plausibles ? Les informations figurant dans les différents documents concordent-elles ? Les effets visés peuvent-ils être déduits de manière compréhensible à partir des activités prévues ? Le Concierge vérifie l’exhaustivité, la plausibilité et la cohérence. Il peut, par exemple, dégager des chaînes d’effets et une « Theory of Change » à partir des documents et signaler de manière ciblée les incohérences.
C’est ainsi que des erreurs courantes apparaissent. Par exemple, des montants qui ne correspondent pas au total indiqué, des déficits de financement non justifiés ou des informations saisies de manière contradictoire. Une fois, un budget de vacances a même été joint à la place du budget du projet. Une erreur qui peut facilement échapper tant aux demandeurs qu’aux responsables des subventions. Si elle est détectée à un stade précoce, la demande peut être renvoyée sans difficulté pour être remaniée.
Deuxièmement, le « concierge » vérifie l’adéquation avec la fondation. Pour ce faire, il connaît sa logique de financement spécifique : axes thématiques, restrictions géographiques, groupes cibles, conditions d’éligibilité et autres critères d’exclusion. Il compare systématiquement les informations fournies dans la demande avec ces critères. Il ne se contente pas pour autant d’une évaluation générale. Le concierge justifie chacune de ses recommandations et renvoie aux passages correspondants dans le dossier de demande. Cela permet de comprendre rapidement pourquoi un critère est considéré comme rempli ou dans quels cas des précisions sont nécessaires.
Troisièmement, il apporte un contexte supplémentaire. Le concierge peut prendre en compte les demandes antérieures et les décisions de financement, analyser les profils des organisations, ainsi que rechercher et traiter les informations accessibles au public. Quels autres projets les participants ont-ils déjà menés à bien ? Quels sont les anciens soutiens connus ? Comment l’organisation se présente-t-elle à l’extérieur, et comment est-elle présentée dans les médias ? Et surtout : ces informations donnent-elles une image cohérente avec celle qui ressort de la demande déposée, ou bien une image tout à fait différente ?
C’est précisément cette perspective supplémentaire qui est précieuse pour Cerquone. L’exemple de ce soi-disant projet culturel montre que cela ne permet pas seulement de vérifier certaines informations isolées. Parfois, le contexte modifie la compréhension d’un projet dans son ensemble.
Quatrièmement, le Concierge prépare ses conclusions en vue d’un traitement ultérieur. Il rédige une recommandation concise, accompagnée d’une justification et d’un code couleur (vert, jaune ou rouge). À cela s’ajoute un rapport dont la structure et le volume peuvent être déterminés par la fondation elle-même. Certains préfèrent un bref résumé des principales conclusions, d’autres un rapport plus détaillé comportant des sections structurées et des tableaux. Qu’il s’agisse d’un texte continu concis, de listes à puces ou de la pondération des différents critères d’évaluation, le rapport généré par l’IA peut être configuré sur mesure et, si nécessaire, modifié à tout moment par la suite. On obtient ainsi une base de travail parfaitement adaptée aux besoins de chaque organisme de financement.
Un concierge qui connaît la fondation
Pour que le concierge puisse s’acquitter de ces tâches de manière fiable, il doit connaître précisément les modalités d’octroi des subventions de la fondation. La collaboration débute donc par une série de cinq ateliers organisés conjointement par le secrétariat et l’équipe Spheriq.
Étape par étape, on définit comment doit se présenter le triage assisté par l’IA : quels sont les critères déterminants ? Comment traiter les exceptions ? De quelles informations faut-il disposer pour formuler une recommandation ? Et comment les résultats doivent-ils être présentés ?
Les ateliers ne se limitent pas à une simple formation. Entre chaque session, l’équipe Spheriq met en œuvre les exigences et continue d’affiner le « concierge » de l’organisme de financement. Dès le deuxième atelier, on travaille avec un premier prototype. Lors du troisième, celui-ci est testé à l’aide de demandes réelles et, lors du quatrième, une configuration provisoire est mise en place.
Cette approche se distingue ainsi de celle d’un assistant IA généraliste auquel on soumet une demande en lui demandant de l’évaluer. Le Concierge fonctionne sur la base d’une logique de financement explicitement définie et d’un processus d’examen convenu avec la fondation. Lorsqu’une demande parvient au service des demandes, le Concierge a déjà analysé les documents, les a préparés et complétés conformément aux directives de la fondation.
Plus de temps pour l’essentiel
Malgré tout le soutien apporté par l’IA, la décision finale en matière de financement reste du ressort des êtres humains. Le « Concierge » peut rassembler des informations, mettre en évidence des contradictions et étayer des évaluations. Il appartient toutefois aux responsables de déterminer si une incohérence est réellement pertinente, comment classer une organisation ou un projet, et si celui-ci mérite un financement.
L’IA elle-même n’est pas non plus totalement infaillible. Les informations qu’elle fournit peuvent être incomplètes ou, parfois, confondre une personne portant le même nom que le demandeur. Il convient donc de lire ses résultats d’un œil critique.
« L’IA ne fait pas de miracles. Au final, il faut continuer à travailler avec rigueur. Mais beaucoup de choses deviennent plus faciles. Je parviens plus rapidement à avoir une vue d’ensemble et je peux mieux me concentrer sur le contenu », explique M. Cerquone.
Ce changement ne se traduit pas seulement par un traitement plus efficace des demandes. Le temps ainsi gagné peut également être utilisé à d’autres fins : pour se rendre sur le site d’un projet bénéficiant d’un soutien supplémentaire, pour examiner de manière approfondie un projet atypique ou pour demander des précisions dans un cas où, autrement, un refus direct aurait peut-être été prononcé.
Et M. Cerquone y associe un espoir plus large : que les suspensions de traitement des demandes, rendues nécessaires uniquement par le nombre élevé de demandes reçues et la charge de travail que cela implique, puissent à l’avenir appartenir au passé. En ce sens, le « Concierge » apporte également un avantage évident aux demandeurs.
L’IA ne remplace ni l’entretien ni l’appréciation des responsables des subventions. Mais elle peut considérablement améliorer les conditions nécessaires à ces derniers. Elle permet de comprendre les demandes de manière plus approfondie et plus exhaustive, sans que chaque examen supplémentaire n’entraîne un surcroît de temps de travail.
Car une chose est certaine : l’afflux de demandes ne va pas diminuer pour l’instant, mais plutôt s’amplifier. Cependant, il redeviendra gérable. Et si cela permet aux responsables des organismes de financement de consacrer davantage de temps aux projets et aux personnes qui les portent, c’est clairement un avantage.
