Ein Gesuchsprozess ohne Brüche ist eine der grössten Herausforderungen für eine Plattform, die beide Seiten gleichermassen unterstützen will. Mit dem letzten Update haben wir diesen Prozess neu strukturiert. In diesem Artikel zeigen wir, was sich verändert. Und warum sich vieles zunächst ungewohnt, aber bald sehr viel einfacher anfühlt.
Bisher bedeutete ein Gesuch in Spheriq, zwischen Profilen und Formularen hin und herzuwechseln. Den Überblick zu behalten, war dabei nicht immer einfach. Deshalb haben wir den Gesuchsprozess in einem längeren Prozess neu gedacht und strukturiert. Damit schaffen wir eine klarere Struktur, einen flüssigeren Ablauf und eine bessere Nutzung der erfassten Daten.
Warum diese Änderung nicht trivial ist
Anders als klassische Gesuchstools hat Spheriq den Anspruch, zwei Perspektiven gleichberechtigt abzubilden: die der Gesuchstellenden und die der Förderorganisationen. Was für die eine Seite möglichst rasch von der Hand gehen soll, muss für die andere klar strukturiert und solide auswertbar sein. Manchmal stehen die beiden Anforderungen in einem Spannungsfeld. Zu viel Freiheit erschwert die Auswertung, zu viel Struktur macht die Erfassung zäh.
Mit der Überarbeitung schaffen wir für beide Perspektiven eine deutliche Verbesserung:
- Logische Struktur: Gesuche folgen nun konsequent den Bereichen Person, Organisation, Projekt und Antrag.
- Flüssiger Prozess: Gesuchstellende durchlaufen den gesamten Ablauf Schritt für Schritt in einem Flow
- Bessere Datennutzung: Angaben werden automatisch im Profil abgelegt und können für weitere Gesuche wiederverwendet werden.
Was ändert sich für Gesuchstellende?
1. Bessere Struktur und Nutzerführung
Für Gesuchstellende wird das Ausfüllen eines Gesuchs deutlich strukturierter und dadurch intuitiver. Statt eines langen Formulars werden Gesuche neu in übersichtliche Bereiche unterteilt:
- Person
- Organisation
- Projekt
- Antrag (z. B. Anfrage und angefragter Betrag)
Diese Bereiche erscheinen als eigene Tabs bereits während des Ausfüllens – nicht erst am Ende bei der Prüfung der Angaben. Ein Status (✓ / ✕) pro Tab zeigt zudem direkt an, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind oder noch Angaben fehlen. So behalten Gesuchstellende jederzeit den Überblick und wissen genau, wo noch Handlungsbedarf besteht.
2. Pflichtfelder direkt im Gesuch ausfüllen
Bisher mussten einige zentrale Pflichtangaben direkt im Organisations- und Projektprofil ergänzt werden; das eigentliche Gesuch wurde daher verlassen.
Neu können diese Informationen direkt im Gesuch erfasst werden.
Das macht den Prozess deutlich flüssiger, da Gesuchstellende nicht mehr zwischen verschiedenen Bereichen der Applikation hin- und herwechseln müssen. Der gesamte Ablauf wird dadurch einfacher.
3. Profile und Gesuch wachsen zusammen
Wenn Profile genutzt werden, sind die Angaben im Gesuch und im Profil neu miteinander verknüpft. Änderungen im Gesuch aktualisieren automatisch das entsprechende Profil, während bestehende Profildaten direkt weiterverwendet werden können.
So entsteht weniger doppelte Arbeit und die Daten bleiben konsistent – unabhängig davon, ob ein Gesuch auf Basis eines bestehenden Profils oder direkt im Formular gestartet wird.
Was ändert sich für Förderorganisationen?
Auch für Förderorganisationen bringt die neue Logik mehr Struktur und Flexibilität beim Aufsetzen der Gesuchsformulare im Form Builder und eine konsequente Darstellung.
1. Mehr Flexibilität durch Profilfelder
Beim Erstellen eines Gesuchsformulars entscheiden Sie neu für jede Sektion, ob das Personen-, Organisations- oder Projektprofil verwendet werden soll.
Ist ein Profil aktiviert, können Sie gezielt auswählen, welche Profilfelder abgefragt werden, diese frei anordnen und festlegen, ob es sich um Pflichtangaben oder optionale Felder handelt.
So stellen Sie sicher, dass nur die wirklich relevanten Informationen abgefragt werden.
Einige bisherige Spezialoptionen werden durch diese Möglichkeiten hinfällig – beispielsweise können Sie künftig in manchen Fällen auf separate Formulare für Einzelpersonen oder für Gesuche ohne Projekt verzichten. Diese Fälle lassen sich nun direkt über die Profilstruktur abbilden.
2. Eigene Fragen im richtigen Kontext platzieren
Bisher mussten individuelle Fragen immer gesammelt im Antrags-Tab gestellt werden – unabhängig vom Inhalt. Diese Einschränkung entfällt nun vollständig.
Neu können Sie in jeder dieser Sektionen zudem auch eigene Fragen hinzufügen. Diese erscheinen genau dort, wo sie thematisch hingehören, und ermöglichen einen logischen und verständlichen Aufbau des Gesuchs.
3. Konsequente Darstellung und erweiterte Optionen
Die Struktur des Formulars und die Abfolge der Fragen spiegelt sich auch in der Gesuchsansicht. Auch die Mitarbeitenden der Stiftung oder der Stiftungsrat profitieren damit vom logischen Aufbau. Das erleichtert die Orientierung, verbessert die Vergleichbarkeit zwischen Gesuchen und unterstützt eine effizientere Bewertung.
Zusätzlich stehen neue Verifizierungsoptionen zur Verfügung: Sie können definieren, ob eine Identitätsprüfung für Personen oder eine Verifizierung der Organisation (inkl. Steuerbefreiung) für die Gesuchseinreichung angefordert werden soll.
Fazit: Stärkung der Profil-Logik – mit Vorteilen für alle
Mit der Überarbeitung des Gesuchsprozesses wird der Spheriq-Ansatz konsequent gestärkt: strukturierte, miteinander verknüpfte Daten als Grundlage für effiziente Förderprozesse.
Für Gesuchstellende bedeutet das eine klarere Führung durch den Prozess, weniger Wechsel zwischen verschiedenen Bereichen und eine spürbare Entlastung bei der Datenerfassung. Förderorganisationen profitieren gleichzeitig von einer konsistenten Struktur, besser vergleichbaren Gesuchen und mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Formulare.
Die Logik hinter dem Ansatz bleibt vertraut. Die Art, wie man sich durch den Prozess bewegt, verändert sich. Das Ergebnis: Ein durchgängiger, transparenter und deutlich effizienterer Gesuchsprozess, der beide Perspektiven zusammenbringt. Einfach effektiver.
