Un processus de demande sans rupture est l’un des plus grands défis d’une plateforme qui veut soutenir les deux parties de manière égale. Avec la dernière mise à jour, nous avons restructuré ce processus. Dans cet article, nous montrons ce qui a changé. Et pourquoi beaucoup de choses semblent inhabituelles au début, mais bientôt beaucoup plus simples.
Jusqu’à présent, faire une demande dans Spheriq signifiait passer d’un profil à l’autre et d’un formulaire à l’autre. Il n’était pas toujours facile de garder une vue d’ensemble. C’est pourquoi nous avons repensé et structuré le processus de demande dans le cadre d’un long processus. Nous avons ainsi créé une structure plus claire, un processus plus fluide et une meilleure utilisation des données saisies.
Pourquoi ce changement n’est pas anodin
Contrairement aux outils de demande classiques, Spheriq a l’ambition de représenter deux perspectives sur un pied d’égalité : celle des demandeurs et celle des organismes de financement. Ce qui doit être aussi rapide que possible pour l’un doit être clairement structuré et solidement évalué pour l’autre. Parfois, ces deux exigences sont en conflit. Trop de liberté rend l’évaluation difficile, trop de structure rend la saisie difficile.
Avec la révision, nous créons une amélioration significative pour les deux perspectives :
- Structure logique : les demandes suivent désormais de manière cohérente les domaines suivants : personne, organisation, projet et demande.
- Processus fluide : les demandeurs suivent l’ensemble du processus étape par étape dans un flux
- Meilleure utilisation des données : les informations sont automatiquement enregistrées dans le profil et peuvent être réutilisées pour d’autres demandes.
Qu’est-ce qui change pour les demandeurs ?
1. Une meilleure structure et un meilleur guidage des utilisateurs
Pour les demandeurs, le remplissage d’une demande est nettement plus structuré et donc plus intuitif. Au lieu d’un long formulaire, les demandes sont désormais divisées en sections claires :
- Personne
- Organisation
- Projet
- Demande (par exemple, requête et montant demandé)
Ces zones apparaissent sous forme d’onglets distincts dès le remplissage – et non pas à la fin, lors de la vérification des données. Un statut (✓ / ✕) par onglet indique en outre directement si tous les champs obligatoires ont été remplis ou s’il manque encore des données. Les demandeurs gardent ainsi à tout moment une vue d’ensemble et savent exactement où il faut encore agir.
2. Remplir les champs obligatoires directement dans la demande
Jusqu’à présent, certaines informations centrales obligatoires devaient être complétées directement dans le profil de l’organisation et du projet ; on quittait donc la demande proprement dite.
Désormais, ces informations peuvent être saisies directement dans la demande.
Cela rend le processus beaucoup plus fluide, car les demandeurs ne doivent plus passer d’une zone à l’autre de l’application. L’ensemble du processus s’en trouve simplifié.
3. Les profils et les demandes convergent
Lorsque des profils sont utilisés, les données de la demande et du profil sont désormais liées. Les modifications apportées à la demande mettent automatiquement à jour le profil correspondant, tandis que les données de profil existantes peuvent être directement réutilisées.
Ainsi, il y a moins de travail en double et les données restent cohérentes, qu’une demande soit lancée sur la base d’un profil existant ou directement dans le formulaire.
Qu’est-ce qui change pour les organismes de financement ?
Pour les organismes de financement également, la nouvelle logique apporte plus de structure et de flexibilité lors de la mise en place des formulaires de demande dans Form Builder et une présentation cohérente.
1. Plus de flexibilité grâce aux champs de profil
Lorsque vous créez un formulaire de demande, vous décidez désormais pour chaque section si le profil de la personne, de l’organisation ou du projet doit être utilisé.
Lorsqu’un profil est activé, vous pouvez choisir les champs de profil à interroger, les organiser librement et déterminer s’il s’agit de champs obligatoires ou facultatifs.
Vous vous assurez ainsi que seules les informations réellement pertinentes sont demandées.
Certaines options spéciales utilisées jusqu’à présent deviennent obsolètes grâce à ces possibilités – par exemple, vous pourrez à l’avenir, dans certains cas, renoncer à des formulaires séparés pour les personnes individuelles ou pour les demandes sans projet. Ces cas peuvent désormais être représentés directement via la structure du profil.
2. Placer ses propres questions dans le bon contexte
Jusqu’à présent, les questions individuelles devaient toujours être posées de manière groupée dans l’onglet « Demande » – indépendamment du contenu. Cette restriction est désormais totalement supprimée.
Désormais, vous pouvez également ajouter vos propres questions dans chacune de ces sections. Celles-ci apparaissent exactement là où elles ont leur place thématique et permettent une structure logique et compréhensible de la demande.
3. Présentation cohérente et options avancées
La structure du formulaire et l’ordre des questions se reflètent également dans l’affichage des demandes. Les collaborateurs de la fondation ou le conseil de la fondation profitent ainsi également de la structure logique. Cela facilite l’orientation, améliore la comparabilité entre les demandes et favorise une évaluation plus efficace.
De plus, de nouvelles options de vérification sont disponibles : vous pouvez définir si une vérification de l’identité des personnes ou une vérification de l’organisation (y compris l’exonération fiscale) doit être demandée pour le dépôt de la demande.
Conclusion : renforcement de la logique de profil – avec des avantages pour tous
La révision du processus de demande renforce systématiquement l’approche Spheriq : des données structurées et reliées entre elles comme base de processus de financement efficaces.
Pour les demandeurs, cela signifie un guidage plus clair à travers le processus, moins de changements entre les différents domaines et un allègement sensible de la saisie des données. Les organismes de financement bénéficient en même temps d’une structure cohérente, de demandes plus faciles à comparer et d’une plus grande flexibilité dans la conception de leurs formulaires.
La logique qui sous-tend l’approche reste familière. Ce qui change, c’est la manière de progresser dans le processus. Le résultat : un processus de demande continu, transparent et nettement plus efficace, qui réunit les deux perspectives. Tout simplement plus efficace.
