Les connaissances en matière de collecte de fonds et de scoutisme ouvrent littéralement des portes. Mais trop souvent, ces connaissances se trouvent dans des têtes individuelles, des notes, des e-mails ou des listes éparpillées. La nouvelle gestion des contacts Spheriq rend les pièces précieuses du puzzle utilisables de manière durable : les contacts, les évaluations et les interactions antérieures sont conservés de manière centrale et sont reliés. C’est la base d’une gestion professionnelle des relations, d’un scouting efficace et d’une collecte de fonds réussie à long terme.
Le scoutisme institutionnel et la collecte de fonds se nourrissent de nombreux petits moments, largement répartis dans le temps et sur le plan personnel : une conversation en marge d’un événement, un indice tiré d’un appel téléphonique, une diapositive photographiée d’une présentation, un refus antérieur avec une précieuse justification. Des trouvailles telles que la bonne personne de contact ou une recommandation pour une fondation (peut-être insignifiante de l’extérieur) peuvent signifier la percée dans la collecte de fonds institutionnelle. De telles informations clés sont produites de manière ponctuelle, souvent en passant et rarement par la même personne. Or, il se peut que ces mêmes collaborateurs ne fassent bientôt plus partie de l’équipe – les changements de personnel sont une réalité dans le quotidien des organisations à but non lucratif.
Ce qui est créé au quotidien passe souvent inaperçu dans la vie de tous les jours
Le fait que ces informations restent dispersées n’est pas un oubli. C’est la nature même de la collecte de fonds et du scoutisme : les relations se développent sur le long terme, les responsabilités changent, les recherches sont interrompues, les trouvailles naissent dans des contextes différents. Ce qui apparaît aujourd’hui comme une note marginale peut être la clé du succès dans six mois – sauf qu’il est alors souvent impossible de le retrouver.
De plus, de nombreuses organisations travaillent avec un mélange de listes Excel, de notes personnelles, d’e-mails, d’entrées CRM et de connaissances informelles. Cela fonctionne tant que les personnes concernées sont suffisamment proches de l’action. Mais dès qu’un projet est relancé, qu’une nouvelle personne prend le relais ou qu’une organisation revient sur le devant de la scène des années plus tard, le contexte décisif fait souvent défaut : que savions-nous déjà ? Avec qui étions-nous en contact ? Et pourquoi n’avons-nous pas donné suite à l’époque ?
La bonne connaissance là où elle est nécessaire
Ce qui manque, c’est l’instrument approprié. Un outil qui aide à rassembler les pièces du puzzle. Et qui crée un lien direct entre les connaissances organisationnelles actualisées en permanence et les connaissances supplémentaires de votre équipe.
La nouvelle gestion des contacts comble cette lacune et s’intègre parfaitement dans Spheriq. Il complète les informations sur l’organisation mises à jour en permanence avec les connaissances qui ne sont disponibles qu’en interne : les contacts précédents, les notes, les évaluations, les renseignements, les acceptations et les refus. Aujourd’hui, toute personne qui recherche une organisation, vérifie une liste ou consulte son profil, voit non seulement les informations de base actuelles, mais aussi l’historique de ses propres relations avec l’organisation.
Ainsi, les informations ponctuelles de collecte de fonds et de scoutisme deviennent des connaissances en réseau, utilisables à long terme. Même si le dernier contact remonte à plus longtemps, la nouvelle recherche s’appuie sur les connaissances existantes et les relations peuvent ainsi être développées de manière ciblée et professionnelle malgré les changements de personnel.
De la pratique à la pratique
La gestion des contacts n’est pas un CRM séparé qui nécessite beaucoup d’entretien, mais un niveau supplémentaire directement dans le flux de travail des collecteurs de fonds et des organismes de financement. Pour les organisations à but non lucratif, elle devient la mémoire durable de la collecte de fonds institutionnelle, tandis que pour les organismes de financement, elle soutient un scouting clairvoyant.
La nouvelle fonction n’est pas née sur une planche à dessin, mais d’un échange étroit avec une bonne douzaine de collecteurs de fonds expérimentés et plusieurs organisations de financement actives. De nombreux entretiens ont révélé le même défi : des informations précieuses sont certes disponibles, mais elles sont souvent documentées localement, personnellement et donc de manière isolée. D’où l’idée de relier directement la recherche, la gestion des relations et les connaissances institutionnelles, afin que les connaissances pertinentes ne se perdent pas, mais restent disponibles dans toute l’organisation et utilisables à long terme.
Commencer petit, devenir pro progressivement
La gestion des contacts commence par une première entrée précise. Pour une fois, la meilleure stratégie est d’aller de l’avant. La plupart des organisations commencent là où le bât blesse : une recherche en cours, une demande de financement actuelle ou un nouvel objectif de scoutisme. Les premiers contacts, évaluations et notes sont ajoutés directement sur la plate-forme, les informations plus anciennes sont intégrées progressivement (voir l’offre d’ateliers dans l’encadré). La mise en place se fait de manière pragmatique, étape par étape, dans le cadre du travail quotidien.
La gestion des contacts est désormais disponible pour les organisations de niveau Starter. Il permet de combiner les informations organisationnelles, la recherche et les connaissances internes à l’équipe. À partir de septembre, des outils professionnels supplémentaires seront disponibles dans le cadre du niveau Pro. Il s’agit notamment de fonctions de rappel et de listes intelligentes qui relient automatiquement les recherches en cours à des organisations, des évaluations et des contacts déjà connus. Ainsi, les connaissances institutionnelles ne sont pas seulement stockées, mais également utilisées de manière encore plus ciblée au quotidien.
Mise en place accompagnée Gestion des contacts
Pour les organisations qui souhaitent transférer de manière structurée les contacts, listes et informations de collecte de fonds existants vers la nouvelle gestion des contacts, Spheriq propose à partir de juillet 2026 une série d’ateliers sur le développement accompagné de la gestion des contacts. Elle vous aidera à rassembler systématiquement les connaissances éparpillées dans des listes Excel, Google Docs et autres documents de travail et à les intégrer facilement dans votre gestion des contacts Spheriq.
Les quatre étapes de l’offre :
- Clarifier, visualiser, aligner – clarifier l’image cible, les bases de données et l’utilisation
- Transférer, classer, construire – mettre les informations existantes dans la nouvelle structure
- Introduire, classer, activer – Transférer la gestion des contacts et commencer à l’utiliser
- Réfléchir, ajuster, pérenniser – évaluer les premières expériences et affiner les méthodes de travail
Chaque étape correspond approximativement à une heure d’échange en ligne. Entre les deux, les résultats sont traités. La mise en place accompagnée de la gestion des contacts comprend également un package de base pour la préparation professionnelle de l’importation des données par l’équipeSpheriq.
