Les fondations donatrices et les organisations à but non lucratif poursuivent le même objectif : un travail d’utilité publique efficace. Malgré cela, la collecte de fonds auprès des fondations est souvent source de malentendus, de frustration et de charges administratives élevées. Carola Büchel, consultante pour les organisations à but non lucratif, explique pourquoi une bonne gestion des contacts est décisive pour des relations de soutien réussies.
Carola Büchel, vous accompagnez les organisations à but non lucratif (NPO) et les fondations donatrices dans leur collecte de fonds. Comment décririez-vous leur « relation » aujourd’hui ?
Tout d’abord, je tiens à exprimer mon respect pour les personnes qui apportent une partie de leur patrimoine privé ou professionnel à une fondation et poursuivent ainsi des objectifs d’utilité publique. C’est loin d’être évident. Souvent, il ne s’agit pas seulement d’un soutien financier, mais aussi d’un véritable sens de la responsabilité sociale.
Cela crée des relations stables !
La relation entre les fondations donatrices et les organisations à but non lucratif est donc fondamentalement précieuse, mais aussi exigeante. Les deux parties souhaitent permettre un travail d’intérêt général efficace. Mais les deux parties ont des situations de départ et des informations différentes en termes d’argent, de connaissances et d’expertise spécifique. J’observe donc souvent que les attentes et les exigences divergent ou ne sont pas exprimées assez ouvertement, ce qui peut conduire à des malentendus ou à des efforts supplémentaires.
La relation entre les fondations donatrices et les organisations à but non lucratif est fondamentalement précieuse, mais en même temps exigeante.
Carola Büchel, conseillère pour les organisations à but non lucratif
De nombreuses NPO investissent énormément de temps dans les demandes, les rapports et les formalités. Pourquoi en est-il ainsi ?
Souvent, ils ne savent pas exactement ce qu’une fondation recherche réellement ou ne souhaite justement pas promouvoir. C’est pourquoi ils essaient de présenter leur travail de la manière la plus complète possible. Ils rédigent des demandes générales, des demandes spécifiques à des projets et des rapports détaillés afin de donner une image complète. C’est compréhensible, mais cela demande énormément de travail. Parallèlement, de nombreuses fondations disposent de ressources limitées.
Dans quelle mesure les critères de financement influencent-ils la manière dont les NPO planifient leurs projets ?
Très forte. Au cours des dernières années, j’ai accompagné environ 35 NPO dans les domaines de la visibilité, de la communication et de la collecte de fonds. Ce faisant, j’ai toujours constaté à quel point les critères de financement influencent la planification des projets. De nombreuses organisations réfléchissent dès la conception : quels coûts pouvons-nous même soumettre ? À combien peuvent s’élever les frais de personnel ? Les frais administratifs sont-ils souhaitables ou plutôt critiques ? Cela conduit parfois les organisations à diviser davantage leurs offres en projets, car les subventions liées aux projets sont plus faciles à financer que les prestations courantes ou l’infrastructure.
Les coûts administratifs et la flexibilité de l’utilisation des fonds sont souvent des sujets sensibles. Pourquoi de nombreux fondateurs ont-ils du mal à être plus ouverts à ce sujet ?
C’est l’un de mes sujets préférés ! Lors de mes entretiens avec des membres de conseils de fondation, j’observe souvent l’attitude suivante : « L’argent doit arriver le plus directement possible aux personnes concernées ». Ce souhait est tout à fait compréhensible, en particulier pour les projets sociaux. Mais en même temps, on sous-estime ce qui est nécessaire pour que les NPO puissent fournir un travail efficace et professionnel : de bons collaborateurs, des salaires équitables, l’administration, l’informatique, la communication et la formation continue. Malgré cela, de nombreuses fondations préfèrent soutenir des projets concrets plutôt que des organisations ou des fonds flexibles. Cela a parfois pour conséquence que les organisations doivent emballer les offres ou les prestations de soutien en cours dans des « projets » afin de pouvoir les financer. C’est épuisant à long terme et souvent peu efficace.
C’est-à-dire ?
Si une fondation fait confiance à une NPO pour utiliser les fonds de projets de manière responsable et ciblée, pourquoi ne pas utiliser des fonds flexibles ? Pour cela aussi, un reporting clair peut être exigé. La confiance et la transparence ne sont pas incompatibles. Je souhaite donc que la compréhension évolue : L’impact ne se produit pas seulement dans un projet individuel. L’impact résulte également d’organisations stables dotées de bonnes structures, de collaborateurs engagés et d’une base professionnelle.
L’impact ne se limite pas à un seul projet. L’impact résulte également d’organisations stables dotées de bonnes structures, de collaborateurs engagés et d’une base professionnelle.
Carola Büchel, conseillère pour les organisations à but non lucratif
Les subventions assorties de nombreuses conditions sont pourtant courantes. Il faut donc se demander si cela vaut la peine de faire une demande ?
Oui. Très honnêtement, j’ai récemment vu une demande en ligne d’une dizaine de pages émanant d’une fondation, que j’ai délibérément choisi de ne pas remplir, car l’effort était disproportionné par rapport au montant potentiel de la subvention de 3 000 CHF. Cela ne signifie pas que les exigences sont fausses. Les fondations donatrices doivent pouvoir vérifier soigneusement la destination de leurs fonds. Néanmoins, les deux parties gagnent à ce que les processus soient clairs, efficaces et réalistes.
Où constatez-vous les plus grandes différences dans les attentes des deux parties ?
De nombreuses NPO travaillent aujourd’hui – à juste titre – de manière très transparente. Elles dévoilent leurs stratégies, leurs budgets, leurs défis et leurs objectifs d’impact. La déception est donc parfois d’autant plus grande lorsqu’aucune réponse n’est donnée à une demande ou qu’il y a très peu de communication. De nombreuses organisations souhaitent plus de clarté à ce sujet. Cela implique également de savoir, en cas de refus, pourquoi une demande n’a pas été prise en compte.
D’un autre côté, les fondations donatrices reçoivent souvent un grand nombre de demandes qui ne correspondent pas à l’objectif de la fondation. Parfois, les demandes sont largement diffusées ou soumises sans étude approfondie de la fondation. Selon la devise : « Peut-être que cela correspond quelque part ». Ce n’est pas professionnel de la part des NPO et cela augmente énormément la charge de travail du côté des fondations donatrices. Plus de soin et une meilleure communication aideraient donc les deux parties. La qualité est plus importante que la quantité dans la collecte de fonds des fondations.
Un autre point important est la prévisibilité.
De nombreuses organisations à but non lucratif souhaitent des partenariats à long terme afin de pouvoir développer des offres de manière durable. Les fondations donatrices, en revanche, souhaitent souvent rester délibérément flexibles et ne pas s’engager fermement pendant des années. Ces différents besoins conduisent parfois les organisations à devoir repartir de zéro chaque année, alors que des offres importantes auraient dû être pensées à long terme.
La collecte de fonds des fondations, un « jeu du chat et de la souris » ?
En partie, oui. Le « jeu du chat et de la souris » se manifeste lorsque les NPO essaient d’adapter leurs projets le plus précisément possible aux exigences des différentes fondations donatrices, alors que ces dernières affinent en permanence leurs critères, leurs preuves et leurs processus. Cela donne parfois l’impression que ce n’est pas tant l’idée en elle-même qui est déterminante, mais plutôt le professionnalisme avec lequel une demande répond aux attentes de la fondation. De nombreuses organisations à but non lucratif acceptent néanmoins ce cadre, car elles ont besoin d’un financement.
La solution est-elle de travailler davantage en partenariat plutôt que d’accorder des subventions ponctuelles ?
Les deux peuvent bien fonctionner si les attentes et les processus sont clairs. Les relations de soutien purement transactionnelles peuvent également être efficaces et agréables. Parfois, elles sont même plus simples, car moins contraignantes. On connaît les critères d’éligibilité, on soumet une demande en ligne, on reçoit une subvention et on envoie un rapport l’année suivante, et c’est tout.
Mais les relations de partenariat vont pour moi un peu plus loin. Les projets ne sont pas toujours linéaires et les besoins évoluent. On peut (et on doit !) aussi aborder ouvertement les difficultés ou les changements. C’est alors seulement que naissent la confiance, l’espace pour l’échange et parfois des idées courageuses ou innovantes. Il est également possible de demander un soutien pour le développement organisationnel, la formation continue ou la formation du personnel. Autrement dit, des sujets qui contribuent énormément à la qualité et à l’impact du travail, mais qui ne profitent souvent qu’indirectement aux groupes cibles. Ils sont plus difficiles à financer que les projets classiques. C’est là que je vois la différence entre un soutien purement transactionnel et un véritable partenariat.
Souvent, des informations importantes sur la collecte de fonds sont obtenues de manière plutôt occasionnelle : lors de discussions lors d’événements, par des refus antérieurs ou des évaluations personnelles d’une organisation. Quel est le rôle de ces connaissances informelles dans la collecte de fonds institutionnelle ?
Une très grande. J’encourage tous mes clients à noter ce type de commentaires afin de conserver ces connaissances au sein de l’organisation. L’échange entre les collecteurs de fonds est également très précieux. Beaucoup savent par expérience quelles fondations correspondent à quels projets ou comment se déroulent certains processus. Ces connaissances aident les organisations à utiliser leurs ressources de manière plus ciblée et à éviter les dépenses inutiles. C’est pourquoi je trouve que les plates-formes d’échange, les groupes d’experts ou les contacts avec le secteur sont extrêmement importants.
J’encourage tous mes clients à noter ces commentaires afin de conserver ces connaissances au sein de l’organisation.
Carola Büchel, conseillère pour les organisations à but non lucratif
Quelle est l’importance d’une gestion professionnelle des contacts pour que ces connaissances soient conservées même en cas de changement de personnel ?
Très important . Les organisations devraient documenter précisément quand elles ont écrit à quelle fondation, quels ont été les retours et quelles sont les prochaines étapes prévues. A cet égard, de nombreuses organisations à but non lucratif peuvent encore « passer à la vitesse supérieure ». Il ne s’agit pas nécessairement d’un système CRM complexe. Selon la taille, un fichier Excel bien géré peut suffire. Ce qui compte, c’est que les connaissances soient conservées et documentées proprement. Bien entendu, un système unique dans lequel toutes les informations pertinentes sont disponibles serait formidable !
Que souhaitez-vous pour l’avenir de la collecte de fonds des fondations ?
Je souhaite que l’ouverture, l’échange et la confiance règnent entre les fondations donatrices et les organisations à but non lucratif. J’observe parfois qu’une certaine frustration s’installe des deux côtés. Les fondations donatrices se sentent parfois dépassées par le grand nombre de demandes et de requêtes. Les organisations à but non lucratif, quant à elles, ont parfois l’impression d’être trop peu vues ou de ne pas recevoir de feedback. De ce fait, il n’y a pas encore assez d’égalité des chances. Pourtant, les deux parties poursuivent le même objectif : permettre un travail d’utilité publique efficace. Je pense que des formats d’échange informels peuvent être un bon moyen d’y parvenir. Des formats qui permettent aux fondations donatrices et aux organisations à but non lucratif de se rencontrer sans la pression d’une demande directe. De telles rencontres peuvent contribuer à lever les inhibitions et à créer des relations de partenariat à long terme. Je pense qu’il y a là un grand potentiel.
A propos de la personne
Carola Büchel travaille en tant qu’indépendante et soutient, avec son entreprise, des fondations et des associations d’utilité publique de Suisse et du Liechtenstein dans les domaines du scoutisme, de la visibilité, de la communication et de la collecte de fonds. Elle est économiste d’entreprise, membre bénévole du conseil d’administration d’une fondation et membre du conseil d’administration d’une association à but non lucratif. Elle a suivi le CAS Non-Profit and Public Management ainsi que Governance & Leadership à l’Université de Bâle. Elle a elle-même travaillé plusieurs années comme responsable de la collecte de fonds et de la communication dans une organisation mondiale d’aide à l’enfance. La quinquagénaire est, comme elle le dit elle-même, « passionnément engagée dans l’action caritative ».
