Le nouveau module structure et simplifie la phase de mise en œuvre des projets de financement. Il fournit une base claire pour la planification, le suivi et la documentation. En même temps, il soutient les organismes de financement et les partenaires de mise en œuvre avec des outils centraux pour la coordination et la collaboration.
La gestion des demandes ne s’arrête pas à l’approbation, bien au contraire : c’est précisément dans le cas de subventions pluriannuelles ou à plusieurs niveaux que commence ensuite une phase décisive. La mise en œuvre est suivie par le chercheur, les progrès du projet doivent être documentés de manière compréhensible, les étapes doivent être surveillées, les paiements doivent être effectués et les rapports doivent être obtenus. C’est là qu’intervient le nouveau module de reporting et de suivi sur Spheriq, disponible depuis la dernière version « Spheriq Rise ».
Accompagner les projets de financement tout au long de leur déroulement
Le nouvel onglet « Mise en œuvre » centralise les différentes étapes du suivi, de la coordination et du reporting des projets de financement. L’onglet complète la gestion existante des demandes et des subventions par des outils structurés pour le suivi et la mise en œuvre. Ainsi, non seulement la demande et la décision sont bien prises en charge de manière moderne, mais la phase de mise en œuvre l’est également. Les outils intégrés remplacent les listes externes, les e-mails ou les solutions de contournement individuelles et regroupent toutes les étapes pertinentes pour la mise en œuvre directement dans la gestion des subventions.
L’idée centrale est donc de suivre les projets de manière structurée sur une plateforme tout au long de leur cycle de vie, depuis le premier versement jusqu’au rapport final.
Contrôler toutes les étapes de la mise en œuvre de manière centralisée
Dans l’onglet « Mise en œuvre » intégré dans la vue détaillée de la demande, l’organisme de financement définit comment un projet sera mis en œuvre et suivi.
Vous pouvez créer autant d’éléments que vous le souhaitez parmi les quatre types suivants :
- Accord, y compris le PDF téléchargé et la signature numérique
- les jalons, qui permettent de visualiser les étapes clés d’un projet
- Tâches àfaire qui enregistrent des tâches concrètes ou des étapes à franchir
- Rapports documentant les progrès et les résultats obtenus
Chaque élément dispose d’un titre, d’une date et d’une description et peut être adapté de manière flexible tant qu’aucune action n’a été entreprise. Il en résulte une feuille de route clairement structurée pour la mise en œuvre du projet.
Saisir des rapports de manière individuelle et efficace
Pour les rapports, les organismes de financement peuvent enregistrer un formulaire de rapport individuel qui est mis à la disposition des demandeurs. Ce formulaire est défini par formulaire de demande et peut être réutilisé plusieurs fois au cours d’un projet, par exemple pour des rapports annuels.
La création se fait avec le même Form Builder que le formulaire de demande, y compris les questions et les paramètres individuels. De plus, les organismes de financement peuvent donner des conseils ou des ordres concrets aux demandeurs via un champ d’instructions.
Remarque : des formulaires de reporting configurables individuellement sont disponibles à partir de Partner Plus.
Une collaboration sans faille au sein du réseau de soutien
Les nouveaux outils de reporting et de suivi sont étroitement liés au réseau de soutien connecté . Tous les jalons, tâches, rapports et accords saisis y apparaissent automatiquement comme des éléments distincts et clairement identifiés, avec une fonction de rappel.
Les organisations requérantes peuvent remplir et soumettre des rapports directement dans le réseau. Après la soumission, toutes les parties concernées sont informées et le rapport est classé. Les accords peuvent être signés numériquement. Il est possible d’utiliser une signature électronique simple (SES) ou une signature électronique avancée (SEA).
Signature électronique simple (SES)
Une SES confirme qu’une personne a sciemment signé un accord par voie électronique – par exemple en cliquant sur un bouton de signature. Elle convient à de nombreux processus de financement qui ne nécessitent pas de vérification formelle de l’identité. La signature DocuSign, très répandue, est généralement une SES. Pour la plupart des applications électroniques, SES est suffisant.
Signature électronique avancée (SEA)
La SEA est plus sécurisée : La personne qui signe a été clairement identifiée et la signature est clairement liée à cette personne. Dans Spheriq, une SEA est automatiquement utilisée lorsque les utilisateurs sont vérifiés sur la plateforme.
Signature électronique qualifiée (SEQ)
La SEQ est la forme de signature électronique la plus stricte sur le plan juridique. Elle est assimilée à une signature manuscrite et nécessite une vérification d’identité qualifiée par un service de confiance reconnu, ce qui implique une charge de travail nettement plus importante pour les utilisateurs.
Moins d’efforts, plus d’engagement
Avec les nouvelles fonctionnalités de reporting et de suivi, Spheriq soutient la gestion des demandes et des subventions de bout en bout : cela élimine toutes les ruptures de médias et crée des processus plus clairs et une compréhension commune des objectifs, des progrès et des engagements.
Les organismes de financement gardent à tout moment une vue d’ensemble, les demandeurs savent exactement ce qui est attendu et quand, et les deux parties bénéficient de processus clairement structurés et compréhensibles.
