Das neue Modul strukturiert und vereinfacht die Umsetzungsphase von Förderprojekten. Es schafft eine klare Grundlage für Planung, Nachverfolgung und Dokumentation. Gleichzeitig unterstützt es Förderorganisationen und Umsetzungspartner mit zentralen Werkzeugen für Koordination und Zusammenarbeit.
Das Gesuchsmanagement endet nicht mit der Bewilligung – im Gegenteil: Gerade bei mehrjährigen oder mehrstufigen Förderungen beginnt danach eine entscheidende Phase. Die Umsetzung wird vom Funder begleitet, Projektfortschritte müssen nachvollziehbar dokumentiert, Meilensteine überwacht, Auszahlungen getätigt und Berichte eingeholt werden. Genau hier setzt das neue Reporting- & Monitoring-Modul auf Spheriq an, das seit dem letzten Release «Spheriq Rise» verfügbar ist.
Förderprojekte über den gesamten Verlauf begleiten
Im neuen Tab «Umsetzung» werden die einzelnen Schritte für Monitoring, Koordination und Reporting von Förderprojekten zentral gesteuert. Der Tab ergänzt das bestehende Gesuchs- und Fördermanagement um strukturierte Werkzeuge für die Begleitung und Umsetzung. So werden nicht nur Gesuchstellung und Entscheid gut und zeitgemäss unterstützt, sondern auch die Umsetzungsphase. Die integrierten Werkzeuge lösen externe Listen, E-Mails oder individuelle Workarounds ab und bündeln alle umsetzungsrelevanten Schritte direkt im Fördermanagement.
Im Zentrum steht also die Idee, Projekte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert auf einer Plattform zu begleiten – von der ersten Auszahlung bis zum Abschlussbericht.
Alle Umsetzungsschritte zentral steuern
Im Tab «Umsetzung» in der Detailansicht des Gesuchs integriert definiert die Förderorganisation, wie ein Projekt umgesetzt und begleitet wird.
Angelegt werden können beliebig viele Elemente der folgenden vier Typen:
- Vereinbarung, inklusive hochgeladenem PDF und digitaler Unterzeichnung
- Meilensteine, welche zentrale Etappen eines Projekts sichtbar machen
- To-Dos, die konkrete Aufgaben oder fällige Schritte hinterlegen
- Berichte, die den Fortschritt und die Ergebnisse dokumentieren
Jedes Element verfügt über Titel, Datum und Beschreibung und lässt sich flexibel anpassen, solange noch keine Aktion erfolgt ist. So entsteht ein klar strukturierter Fahrplan für die Projektumsetzung.
Berichte individuell und effizient erfassen
Für Berichte können Förderorganisationen ein individuelles Reporting-Formular hinterlegen, das den Gesuchstellenden zur Verfügung gestellt wird. Dieses Formular wird pro Gesuchsformular definiert und kann im Laufe eines Projekts mehrfach wiederverwendet werden, beispielsweise für jährliche Berichte.
Die Erstellung erfolgt mit demselben Form Builder wie das Gesuchsformular, inklusive individueller Fragen und Einstellungen. Zusätzlich können Förderorganisationen den Gesuchstellenden über ein Anweisungsfeld konkrete Hinweise oder Aufträge mitgeben.
Hinweis: Individuell konfigurierbare Reporting-Formulare stehen ab Partner Plus zur Verfügung.
Nahtlose Zusammenarbeit im Fördernetzwerk
Die neuen Reporting- & Monitoring-Werkzeuge sind mit dem angebundenen Fördernetzwerk eng verzahnt. Dort erscheinen sämtliche erfasste Meilensteine, Aufgaben, Berichte und Vereinbarungen automatisch als eigene, klar gekennzeichnete Elemente inklusive Erinnerungsfunktion.
Gesuchstellende Organisationen können Berichte direkt im Netzwerk ausfüllen und einreichen. Nach der Einreichung werden alle Beteiligten informiert und der Bericht wird abgelegt. Vereinbarungen lassen sich digital signieren. Hier ist sowohl eine einfache elektronische Signatur (EES) wie auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) möglich.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Eine EES bestätigt, dass eine Person bewusst eine Vereinbarung elektronisch unterzeichnet hat – zum Beispiel per Klick auf einen Signatur-Button. Sie eignet sich für viele Förderprozesse, bei denen keine formale Identitätsprüfung erforderlich ist. Die weit verbreitete Unterschrift per DocuSign ist in der Regel eine EES. Für die meisten elektronischen Anwendungen reicht EES aus.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES ist stärker abgesichert: Die unterzeichnende Person wurde eindeutig identifiziert und die Signatur ist eindeutig mit dieser Person verknüpft. In Spheriq kommt automatisch eine FES zum Einsatz, wenn Nutzer:innen auf der Plattform verifiziert sind.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist die rechtlich strengste Form der elektronischen Signatur. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und erfordert eine qualifizierte Identitätsprüfung durch einen anerkannten Vertrauensdienst, was für Nutzer:innen mit deutlich erhöhtem Aufwand verbunden ist.
Weniger Aufwand, mehr Verbindlichkeit
Mit den neuen Funktionen für Reporting & Monitoring unterstützt Spheriq das Gesuchs- und Fördermanagement durchgängig von Anfang bis Ende: Das eliminiert sämtliche Medienbrüche und schafft klarere Prozesse und ein gemeinsames Verständnis über Ziele, Fortschritte und Verpflichtungen.
Förderorganisationen behalten jederzeit den Überblick, Gesuchstellende wissen genau, was wann erwartet wird, und beide Seiten profitieren von klar strukturierten, nachvollziehbaren Abläufen.
