{"id":4624,"date":"2019-06-06T04:00:34","date_gmt":"2019-06-06T04:00:34","guid":{"rendered":"http:\/\/wp-phi-18-2.home.fhlb.ch\/?p=4624"},"modified":"2021-10-28T16:54:13","modified_gmt":"2021-10-28T14:54:13","slug":"dokumenten-management-systeme-die-vier-groessten-vorurteile","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/spheriq.ch\/blog\/dokumenten-management-systeme-die-vier-groessten-vorurteile\/","title":{"rendered":"Dokumenten-Management-Systeme: Die vier gr\u00f6ssten Vorurteile"},"content":{"rendered":"\n<p><em>62&#8217;200 Personen engagieren sich als Stiftungsr\u00e4te. Im Durchschnitt sind 5.3 Personen in einem Stiftungsrat \u2013 meist auf ehrenamtlicher Basis. Und gerade einmal 12.7 % aller Stiftungen haben eine angestellte Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung1.<sup>1<\/sup><\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Mit anderen Worten bis zu 11&#8217;500 Stiftungen bewahren ihre Dokumente bei einem ihrer Stiftungsr\u00e4te auf. Das Gros der Stiftungsr\u00e4te kann aber darauf nicht jederzeit zugreifen. Zudem besteht ein Datenverlust- und -sicherheitrisiko, dass so hoch nicht sein m\u00fcsste. Denn es gibt einfache und g\u00fcnstige Digitalisierungsl\u00f6sungen, so genannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS).<br>Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen Organisationen helfen, Papierberge per Mausklick zu digitalisieren. Trotzdem schrecken viele vor ihrer Einf\u00fchrung zur\u00fcck.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"die-vier-groessten-vorurteile\"  class=\"wp-block-heading\">Die vier gr\u00f6ssten Vorurteile:<\/h2>\n\n\n\n<h3 id=\"1-das-ist-doch-alles-viel-zu-kompliziert\"  class=\"wp-block-heading\">1. Das ist doch alles viel zu kompliziert.<\/h3>\n\n\n\n<p>Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumf\u00e4nglich, aber Office, Outlook und Co. k\u00f6nnen wir alle bedienen. Und die meisten Software-L\u00f6sungen funktionieren \u00e4hnlich intuitiv und lassen sich ebenso leicht handhaben.<br>Die Anwender sind \u00fcbrigens jedes Mal \u00fcberrascht, wie einfach ein DMS zu h\u00e4ndeln ist. Die Dokumentensuche funktioniert z.B. nicht anders als eine simple Suchanfrage im Internet.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"2-die-umstellung-dauert-zu-lange\"  class=\"wp-block-heading\">2. Die Umstellung dauert zu lange.<\/h3>\n\n\n\n<p>Dieser Eindruck entsteht, weil neue Nutzer die Einf\u00fchrung eines DMS oftmals mit einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungs-Software oder einem Workflow-System vergleichen. Solche Systeme stellen vor\u00fcbergehend die komplette Organisation auf den Kopf.<br>Eine DMS-Einstiegsl\u00f6sung l\u00e4sst sich bei weniger als 12 DMS-Nutzern bereits in zwei Tagen implementieren.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"3-gewohnte-arbeitsprozesse-werden-gestoert-und-neue-muessen-erst-muehsam-erlernt-werden\"  class=\"wp-block-heading\">3. Gewohnte Arbeitsprozesse werden gest\u00f6rt und neue m\u00fcssen erst m\u00fchsam erlernt werden.<\/h3>\n\n\n\n<p>Manche Dinge \u00e4ndern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden seinen gesamten Aktenschrank zu durchsuchen? Mit einem DMS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man viel Zeit.<br>Wichtig! Ein DMS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"4-digitale-daten-sind-fluechtig-nur-was-ich-anfassen-kann-hat-auch-wert\"  class=\"wp-block-heading\">4. Digitale Daten sind fl\u00fcchtig. Nur was ich anfassen kann, hat auch Wert.<\/h3>\n\n\n\n<p>Bei der Einf\u00fchrung eines DMS ist immer wieder erlebbar, dass das Druckvolumen zu Anfang messbar ansteigt. Der Grund? Bevor Nutzer ein Dokument in der \u201eelektronischen Wolke\u201c nicht wiederfinden, drucken sie es lieber noch mal aus. Nach ein paar Wochen sinkt das Volumen wieder, weil die Nutzer verstehen, dass die Daten auf dem Server sicher und vor allem schnell auffindbar sind.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"praxis-tipp\"  class=\"wp-block-heading\">Praxis Tipp:<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Skepsis l\u00e4sst sich am besten mit einem Pilotprojekt \u00fcberwinden. Es kostet nicht alle Welt. Und wenn ein IT-affiner Kreis von Pilotnutzern selektioniert, und ein miliztaugliches Produkt mit Datencenter in der Schweiz benutzt wird, kann (fast) nichts schief gehen.<\/p>\n\n\n\n<p><br>&nbsp;<br><sup>1<\/sup> <a href=\"https:\/\/ceps.unibas.ch\/fileadmin\/user_upload\/ceps\/2_Forschung\/Publikationen\/Stiftungsreport\/Schweizer_Stiftungsreport_2017.pdf\">Der Schweizer Stiftungsreport 2017<\/a>, S. 4+7<br>&nbsp;<br>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"62&#8217;200 Personen engagieren sich als Stiftungsr\u00e4te. Im Durchschnitt sind 5.3 Personen in einem Stiftungsrat \u2013 meist auf ehrenamtlicher Basis. 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