{"id":4508,"date":"2019-04-12T04:00:11","date_gmt":"2019-04-12T04:00:11","guid":{"rendered":"http:\/\/wp-phi-18-2.home.fhlb.ch\/?p=4508"},"modified":"2021-09-28T19:03:11","modified_gmt":"2021-09-28T17:03:11","slug":"gesuchsmangement-tools-praxistipps-fuer-die-implementierung-in-foerderstiftungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/spheriq.ch\/blog\/gesuchsmangement-tools-praxistipps-fuer-die-implementierung-in-foerderstiftungen\/","title":{"rendered":"Gesuchsmangement-Tools – Praxistipps f\u00fcr die Implementierung in F\u00f6rderstiftungen"},"content":{"rendered":"\n

Besch\u00e4ftigen Sie sich gerade (und seit Jahren) mit dem Thema Gesuchsmanagement-Tool? Haben Sie schon mehrere Tools und Tausende von investierten Franken hinter sich? Welcome to the club! Offenbar sind wir nicht die Einzigen auf dieser Odyssee \u2013 hier also einige Tipps, wie man Fallstricke vermeiden kann.<\/em><\/p>\n\n\n\n


Angesichts von j\u00e4hrlich \u00fcber 200 Gesuchen, von denen nur etwa 5% bewilligt werden, war f\u00fcr unsere Stiftung der Gedanke, die Bearbeitung der Antr\u00e4ge zentral abwickeln zu k\u00f6nnen, verf\u00fchrerisch. Verheissungsvoll lesen sich da die Werbeprospekte von Anbietern aus dem In- und Ausland. Doch die Auswahl des Tools und die Implementierung hat es in sich. Der wichtigste Tipp vorweg ist: Bloss keine vorschnellen Entscheidungen nach dem Motto \u00abAugen zu und durch\u00bb oder \u00abdas ist ein bekannter Anbieter, das wird schon\u00bb – auch wenn der Kopf raucht.
Denn die gr\u00f6sste Herausforderung beim Transfer von off- zu online ist, dass man sich bei in Bezug auf Prozesse und Formulierung festlegen muss. Was bei einem Antragsformular im Word-Template schnell selbst ge\u00e4ndert ist \u2013 z.B. wenn sich eine Frage als nicht pr\u00e4zise genug formuliert herausstellt \u2013 ist bei einer Softwarel\u00f6sung nur bedingt m\u00f6glich, da sonst Daten verloren gehen.<\/p>\n\n\n\n

Tipp 1 \u2013 Intensive Vorbereitung<\/h2>\n\n\n\n

Schreiben Sie akribisch s\u00e4mtliche internen Prozesse bei der Antragsbearbeitung auf, BEVOR Sie sich \u00fcberhaupt Anbieter anschauen. Nur so k\u00f6nnen Sie die Angebote im Detail beurteilen, denn darauf kommt es wirklich an. Falls Sie noch kein Antragsformular haben, wird sehr viel Zeit auf die Formulierung der Fragen entfallen. Schauen Sie sich dazu diejenigen anderer Stiftungen in gleichen Bereichen an. Die besten Hinweise hierzu erhalten Sie von Projektpartnern, die unz\u00e4hlige Antragsformulare ausgef\u00fcllt haben. Leitfrage sollte sein: Ist diese Information f\u00fcr die Stiftung wirklich relevant? Vermeiden Sie ein \u00abAch, das nehme ich auch noch rein.\u00bb und versetzen Sie sich auch in die Lage der Antragsteller. Wir haben in stark vereinfachter Form die der Mercator Stiftung Schweiz \u00fcbernommen ;).<\/p>\n\n\n\n

Tipp 2 \u2013 Einbeziehung des Stiftungsrats<\/h2>\n\n\n\n

Standardisierte Fragen und Bewertungsindikatoren f\u00fcr das Tool festzulegen ist schwierig, wenn die Stiftung keine expliziten F\u00f6rderkriterien hat und der Stiftungsrat frei \u00fcber Antr\u00e4ge diskutiert. Viele Tools bieten Beurteilungskriterien an, was praktisch sein kann aber nur, wenn diese auch relevant sind. Ansonsten werden Sie sp\u00e4ter beim Ausf\u00fcllen unn\u00fctzer Felder st\u00f6hnen. Die Einf\u00fchrung eines Tools kann eine Chance sein, mit dem Stiftungsrat einen Strategieprozess anzustossen. Die Herausarbeitung von roten F\u00e4den in bislang gef\u00f6rderten Projekten ist dabei eine gute Diskussionsgrundlage und bringt oft \u00fcberraschend Einheitliches zu Tage.<\/p>\n\n\n\n

Tipp 3 \u2013 Offline testen mit Antragsstellern und Schulterblick bei Peers<\/h2>\n\n\n\n

Testen Sie das Antragsformular eine Weile unbedingt mit echten Antr\u00e4gen bevor Sie es Ihrem Anbieter zur Programmierung weitergeben. Es hat bei uns noch einige Anpassungen in der Formulierung und Reihenfolge gegeben, da einige Fragen oft nicht die gew\u00fcnschten Antworten gebracht haben. Sp\u00e4ter ist alles quasi in Stein gemeisselt. Sobald Sie selbst ein gutes Verst\u00e4ndnis \u00fcber Ihre Anforderungen haben, lohnt es, sich bei Stiftungskollegen bestehende Tools anzuschauen.
Viel Erfolg!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Besch\u00e4ftigen Sie sich gerade (und seit Jahren) mit dem Thema Gesuchsmanagement-Tool? Haben Sie schon mehrere Tools und Tausende von investierten Franken hinter sich? Welcome to the club! Offenbar sind wir nicht die Einzigen auf dieser Odyssee \u2013 hier also einige Tipps, wie man Fallstricke vermeiden kann. 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