{"id":21692,"date":"2026-11-11T16:53:30","date_gmt":"2026-11-11T15:53:30","guid":{"rendered":"https:\/\/spheriq.ch\/blog\/?p=21692"},"modified":"2026-11-11T16:53:31","modified_gmt":"2026-11-11T15:53:31","slug":"fundraising-crm-beziehungen-pflegen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/spheriq.ch\/blog\/fundraising-crm-beziehungen-pflegen\/","title":{"rendered":"Fundraising-CRM: So pflegen Nonprofits und F\u00f6rderstiftungen ihre Beziehungen"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"is-style-lead wp-block-paragraph\">Eine neue Fundraiserin tritt ihre Stelle an. \u00dcbergeben wird ihr eine Excel-Liste mit 200 Stiftungen, einige davon markiert, ohne Erkl\u00e4rung. Zur selben Zeit liegt bei einer F\u00f6rderstiftung ein Gesuch auf dem Tisch. Die Organisation war vor drei Jahren schon einmal da, aber niemand weiss mehr, was damals besprochen wurde.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Beide Situationen haben dieselbe Ursache: Das Wissen \u00fcber eine Beziehung hing an einer Person, nicht an der Organisation. Ein CRM f\u00fcr Nonprofits \u00e4ndert das nicht von allein. Es hilft aber, wenn das Team es nach einfachen Regeln nutzt. Um diese Regeln geht es hier, f\u00fcr Fundraising wie f\u00fcr F\u00f6rderstiftungen.<\/p>\n\n\n<div role=\"navigation\" aria-labelledby=\"sht-toc-title-1\" class=\"sht-toc wp-block-custom-table-of-contents\">\n\t<div class=\"sht-toc__title sht-toc__title--rich\" id=\"sht-toc-title-1\" role=\"heading\" aria-level=\"2\">\n\t\tInhaltsverzeichnis\t<\/div>\n\t\t<ol class=\"sht-toc__list\">\n\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#was-ins-crm-gehoert-und-was-nicht\">Was ins CRM geh\u00f6rt und was nicht<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#perspektive-fundraising-vom-ersten-treffer-zum-folgegesuch\">Perspektive Fundraising: vom ersten Treffer zum Folgegesuch<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#perspektive-foerderstiftung-scouting-und-begleitung\">Perspektive F\u00f6rderstiftung: Scouting und Begleitung<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#priorisieren-nicht-alle-beziehungen-sind-gleich\">Priorisieren: nicht alle Beziehungen sind gleich<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#beziehungspflege-nach-dem-entscheid\">Beziehungspflege nach dem Entscheid<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#routinen-die-tragen\">Routinen, die tragen<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#die-ersten-30-tage\">Die ersten 30 Tage<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#so-gehts-in-spheriq\">So geht&#039;s in Spheriq<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t\t<li class=\"sht-toc__item\">\n\t\t\t<a class=\"sht-toc__link\" href=\"#checkliste-zum-mitnehmen\">Checkliste zum Mitnehmen<\/a>\n\t\t<\/li>\n\t\t\t\t<\/ol>\n\t<\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"was-ins-crm-gehoert-und-was-nicht\"  class=\"wp-block-heading\">Was ins CRM geh\u00f6rt und was nicht<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein gutes Kontakt-CRM ist kein Adressbuch. Es h\u00e4lt fest, wie eine Beziehung steht und was als N\u00e4chstes passiert. Pro Organisation gen\u00fcgen meist f\u00fcnf Dinge:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ansprechperson und Rolle:<\/strong> Wer entscheidet, wer bereitet vor, wer ist die erste Anlaufstelle?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Verlauf:<\/strong> Gespr\u00e4che, Gesuche, Zusagen, Absagen, mit Datum und einem Satz zum Inhalt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Einsch\u00e4tzung:<\/strong> Wie gut passen wir zusammen? Eine einfache Skala reicht, zum Beispiel hoch, mittel, tief.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gr\u00fcnde:<\/strong> Warum kam eine Absage, warum eine Zusage? Diese Information ist f\u00fcr das n\u00e4chste Mal am wertvollsten.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>N\u00e4chster Schritt:<\/strong> Was steht an, bis wann, und wer k\u00fcmmert sich?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Weglassen sollten Sie alles, was Sie f\u00fcr die Beziehung nicht brauchen: private Details, Mutmassungen \u00fcber Personen, vertrauliche Inhalte aus Gespr\u00e4chen. Halten Sie sich beim Erfassen von Personendaten an das Schweizer Datenschutzgesetz. Eine gute Faustregel: Schreiben Sie nur, was Sie der betroffenen Person auch zeigen k\u00f6nnten.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"perspektive-fundraising-vom-ersten-treffer-zum-folgegesuch\"  class=\"wp-block-heading\">Perspektive Fundraising: vom ersten Treffer zum Folgegesuch<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im Fundraising durchl\u00e4uft jede Stiftungsbeziehung \u00e4hnliche Phasen. Es hilft, diese Phasen im Kopf zu haben und den Stand jeweils als Notiz oder Eintrag festzuhalten:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Recherche:<\/strong> Die Stiftung passt auf dem Papier. Notieren Sie, warum.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Erstkontakt:<\/strong> Anruf oder Mail vor dem Gesuch. Notieren Sie, was Sie erfahren haben, etwa Fristen, Schwerpunkte oder Budgetrahmen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gesuch eingereicht:<\/strong> Datum, Betrag, Projekt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Entscheid:<\/strong> Zusage oder Absage, mit Begr\u00fcndung, soweit bekannt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Dank und Bericht:<\/strong> Wann ist der Bericht f\u00e4llig, wer schreibt ihn?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Folgegesuch:<\/strong> Ab wann ist ein neues Gesuch m\u00f6glich?<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zwei Gewohnheiten machen den gr\u00f6ssten Unterschied. Erstens: Absagegr\u00fcnde immer festhalten, auch wenn sie nur zwischen den Zeilen stehen. Zweitens: Fristen und Sperrfristen sofort eintragen. Dann wissen auch Kolleginnen nach Jahren, wann sich eine erneute Anfrage lohnt.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"perspektive-foerderstiftung-scouting-und-begleitung\"  class=\"wp-block-heading\">Perspektive F\u00f6rderstiftung: Scouting und Begleitung<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00f6rderstiftungen brauchen das CRM aus der anderen Richtung. Sie suchen nicht Geld, sondern passende Organisationen und Projekte. Und sie begleiten gef\u00f6rderte Organisationen oft \u00fcber Jahre.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Scouting-Kandidaten:<\/strong> Organisationen, die Ihnen aufgefallen sind, mit einem Satz, warum sie zum F\u00f6rderzweck passen k\u00f6nnten.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gespr\u00e4chsnotizen:<\/strong> Was haben Sie bei Besuchen, Anl\u00e4ssen oder Telefonaten erfahren? Wer war dabei?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>F\u00f6rderhistorie:<\/strong> Welche Projekte haben Sie unterst\u00fctzt, mit welchem Betrag, in welchem Jahr?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Berichte und Wirkung:<\/strong> Welche Berichte sind eingegangen, und was haben sie gezeigt?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Einsch\u00e4tzung im Team:<\/strong> Wie sieht der Stiftungsrat eine Organisation? Halten Sie das fest, damit Entscheide nachvollziehbar bleiben.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">So entsteht ein Bild, das \u00fcber einzelne Gesuche hinausgeht. Das ist die Grundlage f\u00fcr Partnerschaften statt Einzelgesch\u00e4fte.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"priorisieren-nicht-alle-beziehungen-sind-gleich\"  class=\"wp-block-heading\">Priorisieren: nicht alle Beziehungen sind gleich<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wer jede Stiftung oder jede Organisation gleich intensiv pflegen will, pflegt am Ende keine richtig. Teilen Sie Ihre Beziehungen deshalb in drei Gruppen ein:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>A:<\/strong> Wenige, f\u00fcr Sie zentrale Beziehungen. Hier lohnt sich regelm\u00e4ssiger, pers\u00f6nlicher Kontakt, auch ohne konkretes Gesuch.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>B:<\/strong> Beziehungen mit Potenzial. Sie bleiben im Blick und werden zu passenden Anl\u00e4ssen kontaktiert.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>C:<\/strong> Lose Kontakte. Hier gen\u00fcgt es, das Wesentliche festzuhalten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Einteilung ist nicht in Stein gemeisselt. Pr\u00fcfen Sie sie einmal im Jahr, zum Beispiel bei der Jahresplanung.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"beziehungspflege-nach-dem-entscheid\"  class=\"wp-block-heading\">Beziehungspflege nach dem Entscheid<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Viele Beziehungen enden nach der Zusage, dabei beginnt dort die eigentliche Pflege. Im Fundraising heisst das: zeitnah danken, Berichte p\u00fcnktlich und konkret liefern, zu Anl\u00e4ssen einladen und zwischendurch von Fortschritten erz\u00e4hlen. Wer so arbeitet, schreibt das n\u00e4chste Gesuch nicht an Unbekannte.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr F\u00f6rderstiftungen gilt das umgekehrt. Eine kurze Begr\u00fcndung bei einer Absage hilft Organisationen, ihre n\u00e4chsten Gesuche besser zu platzieren. Und ein Gespr\u00e4ch nach dem Bericht zeigt oft mehr als der Bericht selbst. Halten Sie in beiden F\u00e4llen fest, was vereinbart wurde und was daraus folgt.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"routinen-die-tragen\"  class=\"wp-block-heading\">Routinen, die tragen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein CRM ist nur so gut wie seine Pflege. Drei einfache Routinen gen\u00fcgen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Zwei Minuten nach jedem Kontakt:<\/strong> Direkt nach dem Gespr\u00e4ch oder der Mail einen Eintrag machen. Ein Satz reicht. Wer bis Freitag wartet, hat die H\u00e4lfte vergessen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ein Wochenblick:<\/strong> Einmal pro Woche die wichtigsten Beziehungen durchgehen. Was steht an, was ist liegen geblieben?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Teamregeln:<\/strong> Legen Sie fest, wer welche Beziehungen pflegt und wie Sie Eintr\u00e4ge schreiben, zum Beispiel immer mit Anlass und Ergebnis im ersten Satz.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Teamregeln sind der wichtigste Punkt. Ohne sie f\u00fchrt jede Person ihr eigenes System, und das CRM wird zur n\u00e4chsten Excel-Liste.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wer mag, schaut einmal im Jahr auf zwei, drei einfache Kennzahlen: Wie hoch ist die Zusagequote? Wie lange dauert es vom Gesuch bis zum Entscheid? Welche Beziehungen sind gewachsen, welche eingeschlafen? Ein gepflegtes CRM liefert diese Antworten fast nebenbei.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"die-ersten-30-tage\"  class=\"wp-block-heading\">Die ersten 30 Tage<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der h\u00e4ufigste Fehler: Man will zuerst alle Altbest\u00e4nde \u00fcbertragen und gibt nach zwei Wochen auf. Ein Startplan in vier Schritten funktioniert besser:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Woche 1, Regeln festlegen:<\/strong> Kl\u00e4ren Sie im Team, wer welche Beziehungen pflegt und wie Eintr\u00e4ge geschrieben werden. Eine halbe Stunde reicht.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Woche 2, A-Beziehungen erfassen:<\/strong> Tragen Sie nur die wichtigsten Beziehungen ein, mit Ansprechperson, letztem Kontakt und n\u00e4chstem Schritt.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Woche 3 und 4, Routinen ein\u00fcben:<\/strong> Nach jedem Kontakt ein Eintrag, einmal pro Woche der Blick auf die wichtigsten Beziehungen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Danach:<\/strong> \u00c4ltere Informationen nur nachtragen, wenn Sie sie brauchen, zum Beispiel vor einem Folgegesuch oder einem Besuch.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nach einem Monat hat das Team eine gemeinsame Arbeitsweise, und das CRM zeigt bereits Nutzen. Dass f\u00fcr den Anfang auch eine gepflegte Tabelle reichen kann, betont Fundraising-Expertin Carola B\u00fcchel im <a href=\"https:\/\/spheriq.ch\/blog\/kontaktmanagement-stiftungsfundraising\/\">Interview zum Kontaktmanagement<\/a>. Wie Spheriq das Thema angeht, lesen Sie in <a href=\"https:\/\/spheriq.ch\/blog\/das-gedaechtnis-fuer-fundraising-und-scouting\/\">Das Ged\u00e4chtnis f\u00fcr Fundraising und Scouting<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"so-gehts-in-spheriq\"  class=\"wp-block-heading\">So geht&#8217;s in Spheriq<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In Spheriq ist das Kontaktmanagement direkt mit den Profilen der Organisationen verbunden. Sie tippen keine Stammdaten ab, sondern erg\u00e4nzen nur Ihr eigenes Wissen. Private Eintr\u00e4ge wie Notizen, Kontakte, Absagen und Einsch\u00e4tzungen sieht nur Ihre Organisation. \u00d6ffentliche F\u00f6rderungen sind f\u00fcr beide Seiten sichtbar, wenn dies aktiv ausgew\u00e4hlt wird.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ab Starter:<\/strong> F\u00f6rder-Eintr\u00e4ge mit Status (offen, angenommen, abgelehnt) und Anh\u00e4ngen, Kontaktpersonen, Notizen und eine eigene Einsch\u00e4tzung mit den Fit- und Hope-Sternen. In Ihren Listen zeigt die Spalte \u00abKontaktpunkte\u00bb den Stand auf einen Blick.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ab Pro:<\/strong> <a href=\"https:\/\/spheriq.ch\/blog\/reminder-im-kontaktmanagement\/\">Reminder<\/a> erinnern Sie oder Ihr Team per E-Mail an f\u00e4llige Schritte. Intelligente Listen zeigen Ihre Kontakte und Organisationen auf einen Blick.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Alle Funktionen im \u00dcberblick finden Sie auf der Seite zum Spheriq-<a href=\"https:\/\/spheriq.ch\/funktionen\/kontaktmanagement\/\">CRM f\u00fcr Nonprofits<\/a>. Wie der Einstieg gelingt, zeigt der <a href=\"https:\/\/support.spheriq.ch\/de\/articles\/667133-kontaktmanagement\">Artikel im Help Center<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"checkliste-zum-mitnehmen\"  class=\"wp-block-heading\">Checkliste zum Mitnehmen<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Pro Organisation: Ansprechperson, Verlauf, Einsch\u00e4tzung, Gr\u00fcnde, n\u00e4chster Schritt<\/li>\n\n\n\n<li>Beziehungen in A, B und C einteilen und die A-Beziehungen aktiv pflegen<\/li>\n\n\n\n<li>Absage- und Zusagegr\u00fcnde immer festhalten<\/li>\n\n\n\n<li>Fristen und Sperrfristen sofort notieren<\/li>\n\n\n\n<li>Nach jeder Zusage Dank und Bericht planen<\/li>\n\n\n\n<li>Nach jedem Kontakt zwei Minuten f\u00fcr einen Eintrag<\/li>\n\n\n\n<li>Einmal pro Woche die wichtigsten Beziehungen durchgehen<\/li>\n\n\n\n<li>Im Team Zust\u00e4ndigkeiten und Schreibweise festlegen<\/li>\n\n\n\n<li>In den ersten 30 Tagen: Regeln, A-Beziehungen, Routinen. Altbest\u00e4nde nur nach Bedarf<\/li>\n\n\n\n<li>Nur erfassen, was Sie der betroffenen Person auch zeigen k\u00f6nnten<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Eine neue Fundraiserin tritt ihre Stelle an. \u00dcbergeben wird ihr eine Excel-Liste mit 200 Stiftungen, einige davon markiert, ohne Erkl\u00e4rung. Zur selben Zeit liegt bei einer F\u00f6rderstiftung ein Gesuch auf dem Tisch. Die Organisation war vor drei Jahren schon einmal da, aber niemand weiss mehr, was damals besprochen wurde. 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